急遽テレワーク導入！の顛末記
「テレワークを普通にしたら、業務効率は落ちます」、先輩企業にコツを聞いてみた――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(6)
美容室でも進むテレワーク、その事情
2020年6月1日 11:35
ついに全国で緊急事態宣言が解除された。
その一方で、テレワークの継続を望む声は政府と現場の両方であがっているという。安倍総理も「この1か月でテレワークが普及しました。改善すべきは改善しながら、この前向きな変化を今後も継続していただきたい」とコメントしているという。
……この記事を書いている時点で、7都府県の緊急事態宣言発令から51日が過ぎた。
私が勤めている新宿の中小企業では、緊急事態宣言の発令以降、可能な範囲でテレワークを導入してきた。
連載1回目でお伝えしたように、「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」の申請も行っており、環境整備も進めている……ところだが、助成金の支給決定はまだ。
感染拡大の第一波には間に合わなかったが、予期されている第二波を見据え、引き続き環境の整備を進めていく。
今回は、知り合いの中小企業でのテレワーク導入事情を、詳しく聞く機会があったので、その様子も含めて紹介していきたい。
5月26日（火）： 東京都が段階的な要請緩和を開始した日緊急事態宣言解除！……あれ？助成金は？？
昨日25日の緊急事態宣言解除を受け、会社では今週の木曜日から通常通りに出勤することになった。今日の全体ミーティングはオンラインで行うことになったが、当面、これが最後のZoomミーティングとなりそうだ。
ミーティング中に申請中の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」のことが話題になった。募集要項には「正式受領してから支給決定がおりるまでの期間は最長１か月です」とあるが、もう1か月半以上が過ぎている。
「審査の経過・結果に関するお問い合わせには、一切応じられません」ともあったが、ただ待つしかないのだろうか。
申請した当初とはテレワーク周りの状況も変わってきているので、
「環境整備の取り組みについて、今一度見直した方がよいのではないか」
との意見が社内から出てくる。
支給決定日以後における事業計画の変更は、
１．助成対象事業者の名称、所在地、代表者、印影を変更する場合
２．業務ソフトウェアを新たに購入する場合（令和2年4月27日以前に支給決定を受けた場合に限る）
については対応するとあった。申請している助成対象の機器などは変更できないため、不都合が出た場合や、新たな知見や状況に合わせていく場合は、運用で対応することになるだろう。
実際、テレワークを導入してから、社内ではその都度状況に応じた変化があり、対応してきた。これらのルールは明文化されていないが、今一度見直す必要がありそうだ。
5月27日（水）： 第2次補正予算案が閣議決定された日「テレワーク歴9年の中小企業」のご意見を聞いてみた
「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」では、支給決定通知が郵送で届くことになっている。
しばらく出社していなかったので、役員に確認してみたが、まだ届いていないようだ。
「普通にやったら、業務効率は落ちます」
その代わりというわけではないが、「〇〇さんのところが、以前からテレワークを導入しているから、参考になるのでは？」とのアドバイスをもらった。
この方は赤坂にある会社の社長で、健康食品の企画・製造を手掛けている。短い時間ではあるがアポが取れたので、電話で状況について話を聞くことにした。
この会社がテレワークを始めたのは2011年。東日本大震災が起きた直後のことだ。「働き方改革」という言葉がにわかに広まる中で、今でいう ワークライフバランスと業務の効率化 を目指して、導入を決意したという。
実際やってみた感覚からいうと「テレワークで業務効率を上げる」というのは、首をかしげる部分もあるが、お話を聞くと「普通にやったら間違いなく効率は落ちます。うちもそうでした」と。やっぱり……。
実際にテレワークで業務効率が上がったのは、もっと後の話で、それまでは試行錯誤の連続だったのだとか。
重要なのは「社員の自主性」
「テレワークで最も重要なのは 社員の自主性 です。それを育むためにKPIを設け、タスク管理を行い、ツールを導入し、思いつく限りのことを絶え間なくやってきました。
テレワークって、普通に顔を合わせているときより、10倍ぐらいコミュニケーションが必要なんですよ。だから、特に大切にしているのが、 “報連相” を細かく行うことと、そのための環境作りなんです」
ここでいう報連相とは、雑談や進捗管理とは全くの別物だという。
社長含む全員が「Messengerで報告」
社長を含めた社員全員がFacebook Messengerをスマホやパソコンのブラウザで常に表示しておき、何か一つの作業を行うたびに、それを報告する。
それを見たほかの社員は、「その件なら、〇〇さんに連絡した方がいいですよ」などとアドバイスをする。そこには上も下もなく、社長が若手の社員に突っ込まれることもあるようだ。
こうしたやり取りを社長というポジション上、日に100件はこなしているという。社員全員がこのやり取りを自主的にできるようになった頃、テレワークにおける業務効率は一気に上がったそうだ。
「進捗管理と言った瞬間に、それが面倒なものになって、誰もやらなくなるんですよ。監視されているようだし、そのために割く負担が大きいじゃないですか。
だから、 会社にいるときと同じような感覚で報連相をする 。これが大事なんです」
テレワークが始まってからは、うちの会社でもLINEを使う機会が増えた。まだまだやり取りが少なく、同僚が隣にいるような感覚はないが、これをもっと加速させる取り組みが今後必要になるかもしれない。
5月28日（木）： 東京タワーが営業を再開した日美容室のテレワーク事情も聞いてみた
在宅勤務は昨日で終了。いつもより少し早めに起きて、随分久しぶりに朝の通勤電車で出社した。
今日の最初の仕事は、美容室のポータルサイトやサロン支援を手掛ける会社の社長さんと打ち合わせ。
いつもは先方の会議室にお邪魔していたのだが、「 Zoomでやりませんか？ 」と提案したところ、二つ返事で了承された。
打ち合わせが一通り終わった後で話を聞くと、どうやら先方の会社でも緊急事態宣言に伴って、テレワークを導入していたらしい。どうりでZoomでの会議についての反応が良かったはずだ。
「美容業界は教育産業」、Zoomの勉強会が当たり前に
「最近はZoomを使って、サロンの勉強会をやっているんですよ。スタッフが直接訪問しなくて済むので、1日により多くのサロンを見られるようになりました。
生産性がかなり上がっていますし、営業体制の強化にもつながっています」
ただ、当初はサロンにいる美容師が一斉にZoomにつなげると、 ハウリングが起きる などのトラブルがあったという。
画面共有の機能を使ってレジュメを見せるにも、従来にはない工夫が必要なので、そこは日々改善を行っているようだ。、
「美容業界は教育産業とも言われていて、技術だったり、商品だったり、その勉強会がサロンで頻繁に行われています。普段なら『〇〇さん、たまには顔を出してよ』と言われるところが、ここ1カ月はZoomでの勉強会が歓迎されるようになりました。これまでならZoomの導入も嫌がっていたと思うので、この流れは絶対に止めたくないですね」
なお、こちらの会社では顧客情報の管理を行うこともあって、プライバシーマークを取得している。
テレワークにあたって新たな取り組みが必要になったが気になったが、
「そもそも重要な情報は外部から見られないよう、社内サーバーできちんと管理しています」
とのことで、今のところ大きな変化はないようだ。
リモートデスクトップは断念、Dropboxは更新タイムラグ……
その一方で、通常業務におけるファイルのやり取りについては、手間取る場面も多かったようだ。
当初はWindows標準のリモートデスクトップ機能で、自宅から会社のパソコンを操作することも検討したのだが、あまりのレスポンスの悪さに断念。
今では社内でファイルを共有する場所として、Dropbox Businessを導入している。
「ただ、Dropboxはファイルの更新にタイムラグがあるようで……。『入力が終わりました』と連絡が来たので作業を引き継ぐと、更新前のファイルを操作していたことがありました。バージョン管理に注意が必要ですね」
Zoomについては、画面共有機能の使いこなし、顧客との打ち合わせなど、いろいろとやるべきことが見えてきた気がする。
ファイル共有についてはNASを利用する予定だが、バージョン管理が正しく行われているか、しばらく様子を確認する必要がありそうだ。
緊急事態宣言の解除を受けて、オフィスで仕事をする日常が戻ってきた。ただ、これまで使ってきたツールやノウハウは、今後の業務にも活かしていきたい。