「テレワークを普通にしたら、業務効率は落ちます」、先輩企業にコツを聞いてみた――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(6)

「普通にやったら、業務効率は落ちます」

　その代わりというわけではないが、「〇〇さんのところが、以前からテレワークを導入しているから、参考になるのでは？」とのアドバイスをもらった。

　この方は赤坂にある会社の社長で、健康食品の企画・製造を手掛けている。短い時間ではあるがアポが取れたので、電話で状況について話を聞くことにした。

　この会社がテレワークを始めたのは2011年。東日本大震災が起きた直後のことだ。「働き方改革」という言葉がにわかに広まる中で、今でいう ワークライフバランスと業務の効率化 を目指して、導入を決意したという。

　実際やってみた感覚からいうと「テレワークで業務効率を上げる」というのは、首をかしげる部分もあるが、お話を聞くと「普通にやったら間違いなく効率は落ちます。うちもそうでした」と。やっぱり……。

　実際にテレワークで業務効率が上がったのは、もっと後の話で、それまでは試行錯誤の連続だったのだとか。

重要なのは「社員の自主性」

「テレワークで最も重要なのは 社員の自主性 です。それを育むためにKPIを設け、タスク管理を行い、ツールを導入し、思いつく限りのことを絶え間なくやってきました。

テレワークって、普通に顔を合わせているときより、10倍ぐらいコミュニケーションが必要なんですよ。だから、特に大切にしているのが、 “報連相” を細かく行うことと、そのための環境作りなんです」

　ここでいう報連相とは、雑談や進捗管理とは全くの別物だという。

社長含む全員が「Messengerで報告」

Facebook Messengerを使っているのには特に理由はなく、「ツールは何でもよいと思います」とのこと。

　社長を含めた社員全員がFacebook Messengerをスマホやパソコンのブラウザで常に表示しておき、何か一つの作業を行うたびに、それを報告する。

それを見たほかの社員は、「その件なら、〇〇さんに連絡した方がいいですよ」などとアドバイスをする。そこには上も下もなく、社長が若手の社員に突っ込まれることもあるようだ。

　こうしたやり取りを社長というポジション上、日に100件はこなしているという。社員全員がこのやり取りを自主的にできるようになった頃、テレワークにおける業務効率は一気に上がったそうだ。

「進捗管理と言った瞬間に、それが面倒なものになって、誰もやらなくなるんですよ。監視されているようだし、そのために割く負担が大きいじゃないですか。

だから、 会社にいるときと同じような感覚で報連相をする 。これが大事なんです」

　テレワークが始まってからは、うちの会社でもLINEを使う機会が増えた。まだまだやり取りが少なく、同僚が隣にいるような感覚はないが、これをもっと加速させる取り組みが今後必要になるかもしれない。

「美容業界は教育産業」、Zoomの勉強会が当たり前に

「最近はZoomを使って、サロンの勉強会をやっているんですよ。スタッフが直接訪問しなくて済むので、1日により多くのサロンを見られるようになりました。

生産性がかなり上がっていますし、営業体制の強化にもつながっています」

前回にうちの会社が社内ミーティングをZoomで行ったときも、ハウリングが問題になっていた。

　ただ、当初はサロンにいる美容師が一斉にZoomにつなげると、 ハウリングが起きる などのトラブルがあったという。

　画面共有の機能を使ってレジュメを見せるにも、従来にはない工夫が必要なので、そこは日々改善を行っているようだ。、

「美容業界は教育産業とも言われていて、技術だったり、商品だったり、その勉強会がサロンで頻繁に行われています。普段なら『〇〇さん、たまには顔を出してよ』と言われるところが、ここ1カ月はZoomでの勉強会が歓迎されるようになりました。これまでならZoomの導入も嫌がっていたと思うので、この流れは絶対に止めたくないですね」

　なお、こちらの会社では顧客情報の管理を行うこともあって、プライバシーマークを取得している。

　テレワークにあたって新たな取り組みが必要になったが気になったが、
「そもそも重要な情報は外部から見られないよう、社内サーバーできちんと管理しています」

　とのことで、今のところ大きな変化はないようだ。

リモートデスクトップは断念、Dropboxは更新タイムラグ……

　その一方で、通常業務におけるファイルのやり取りについては、手間取る場面も多かったようだ。

通常のDropboxと違い、Businessエディションは管理者向けの機能が充実している。

　当初はWindows標準のリモートデスクトップ機能で、自宅から会社のパソコンを操作することも検討したのだが、あまりのレスポンスの悪さに断念。

今では社内でファイルを共有する場所として、Dropbox Businessを導入している。

「ただ、Dropboxはファイルの更新にタイムラグがあるようで……。『入力が終わりました』と連絡が来たので作業を引き継ぐと、更新前のファイルを操作していたことがありました。バージョン管理に注意が必要ですね」

　Zoomについては、画面共有機能の使いこなし、顧客との打ち合わせなど、いろいろとやるべきことが見えてきた気がする。

ファイル共有についてはNASを利用する予定だが、バージョン管理が正しく行われているか、しばらく様子を確認する必要がありそうだ。

　緊急事態宣言の解除を受けて、オフィスで仕事をする日常が戻ってきた。ただ、これまで使ってきたツールやノウハウは、今後の業務にも活かしていきたい。