「商品在庫と発送を、クラウドサービスで管理したい」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記（89）

クラウド在庫管理ソフト「ZAICO」

　テレワークが日常化したこともあり、たまに会社に誰もいない日が出てくる。自社で扱っている商品の在庫はNASにあるExcelシートで管理しているのだが、VPNに慣れていない同僚はファイルへのアクセスが面倒くさくなったり、発送担当者と直接会えないので連絡が手間になったりしているようだ。

　……この記事を書いている時点で、東京都でまん延防止等重点措置が適用されてから35日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回は在庫管理専用のクラウドサービス「ZAICO」を使って、商品在庫をネット上で管理してみた。

【今回のハイライト】

在庫一覧をクラウドで管理

納品書の作成に合わせて在庫数が変化

バーコードスキャンで出庫も可能！

2月17日（木）：会社のNASにある在庫リストに、VPN経由でアクセス……

　今日は自宅からZoomで取引先と打ち合わせ。初顔合わせの参加者にうちの会社を紹介することになり、その中で最近営業が取り扱いはじめた商品の話になった。どうやら、購入を検討してくれるらしい。

　打合せの後で、さっそく商品を送ることになった。まずは、VPN経由で会社のNASにアクセス。商品在庫を管理しているファイルを開いて、出庫情報を登録したら、さらにワードのテンプレートで納品書を作成。発送の担当者に、発注書と商品の発送先情報をメールしておく。

VPNにアクセスして、ファイルを2つ開いて、メールして……。

　こういう営業っぽい仕事は普段あまりしていないので、思った以上に時間がかかってしまった。会社では基本的にテレワークを推奨しているわけだし、例えばデータをスプレッドシートにあげるなど、もっと便利な方法がありそうな気がする。

2月18日（金）：在庫管理専用のクラウドサービスを使ってみよう！

　商品在庫の管理で何かよい方法がないか探していたところ、クラウド在庫管理ソフト「ZAICO」というサービスが見つかった。スマホアプリも提供しているようなので、これなら自宅だけでなく、倉庫や外出先からでも在庫の管理ができそうだ。

　基本的な操作はブラウザー上から行うようなので、まずはアカウントを作成。表示された在庫一覧には、まだ何の情報も登録されていないので、さっそく商品データを登録していく。この時、「カテゴリ」や「保管場所」、「数量」の単位は、別の登録画面から追加することで、登録画面にチェックボックスやプルダウンメニューが表示されるようになった。

商品ごとに物品名や数量、保管場所などを入力していく

新たな単位やカテゴリなどは、別の登録画面から追加して、在庫登録画面に選択肢を表示させる

各商品の情報は、詳細画面から個別に確認できる

　なお、「ZAICO」には“CSV形式で作られた商品情報の一覧”をインポートする機能も用意されていたが、うちの会社の在庫管理表は商品ごとにシート分けしていたので、上手く登録できなかった。公式サイトにはサンプルのCSVファイルが用意されていたので、商品が大量にある場合には、この書式に合わせて一覧表を作っておいた方がよいかもしれない。

在庫の一覧画面に、入力した在庫が表示された

　先週に在庫情報を入力したことで、在庫一覧に商品名などが表示されるようになった。この画面からは、商品の納品に合わせて在庫数を更新する「納品登録」を行うことができるので、さっそく操作をしていこうと思う。

　ただ、その前に、「納品登録」を行うために必要となる、「取引先」情報の登録を先に済ませておこう。この取引先情報は「取引先名」だけでも登録できるが、後から必要になるので、最低でも住所だけは記入しておきたい。

「データ管理」→「取引先」と操作して、新しい取引先を追加する

　さて、「取引先」情報の登録が終わったところで、「在庫一覧」画面で「納品登録」ボタンをクリック。「取引先」を選択したうえで、「数量」と「単価」、「納品予定日」を入力すると、「納品データ」が作成された。「納品データ」の詳細画面からは「納品書」が作成できるので、これを商品と一緒に梱包すれば、発送準備は完了となる。

「納品登録」画面で数量と単価を入力すると……

新たな「納品データ」が作成された

「取引先」で入力した住所などを元に、PDF形式の納品書が作成される

　同時に「納品一覧」画面に、登録した「納品データ」が一覧で表示されるので、後はこれを見ながら、発送担当者が商品の梱包や発送などを行うことになるだろう。

　なお、この時点では商品の発送を行っていないため、先ほど作った「納品データ」の状態は「納品前」となっており、在庫数は変化していない。この一覧では「納品予定日」の範囲を指定して、「納品データ」を絞り込み表示できるので、急ぎの発送が必要な「納品前」の商品がないか？　を確認することもできそうだ。

「納品データ」の一覧では、「納品予定日」などを条件に絞り込み表示ができる

2月22日（火）：商品の発送に合わせて、在庫数が自動で変化

　今日は会社に出勤する予定があったので、昨日に「納品データ」の登録を行った商品を発送することにした。実際に倉庫から商品を持ち出したので、「納品データ」の画面を開いて、「状態」を「納品済み」に変更。これにより在庫データの「数量」が、出庫した数だけ減ったことが確認できた。

　なお、各商品の在庫データの詳細画面では、納品による数量の変化などの履歴が一覧で確認できる。新しいユーザーを登録すれば、「誰が操作を行ったか」の記録も残せるのだが……、どうやらこの機能は有料プランからの提供になっているようだ。

出庫した数だけ在庫の「数量」が減り、「変更履歴」が作成された

2月24日（木）：バーコードをスキャンして、出庫情報を登録したい

　今日は自宅でテレワーク。また、商品の発注があったので、今度は「ZAICO」のスマホアプリを使ってみようと思ったのだが……。どうやら、このアプリでは登録済みの「納品データ」のうち、「納品前」のものは一覧で確認できても、「納品データ」の登録は有料プランでないとできないらしい。

　「ZAICO」のスマホアプリでできる、主な作業は以下の通り。

• 在庫一覧と、各商品の詳細情報の確認
• 納品前の「納品データ」の確認
• バーコードやQRコードをスキャンしての入庫／出庫／棚卸し

スマホアプリのメイン画面

　メイン画面には“商品を実際に手に取ってバーコードをスキャンする”機能が並んでいるので、どうやらスマホアプリは主に倉庫にいる時の利用を想定しているのだろう。

　「ZAICO」には30日間の無料試用が用意されているので、今回はこれを利用して、“バーコードをスキャンして、商品を納品”する操作を実際に行ってみることにした。

　まずは、アプリで商品の詳細画面を開き、スマホのカメラで撮影したバーコード情報を登録しておく。その上で、「出庫」機能を呼び出し、再び商品のバーコードを撮影すると、アプリが商品を認識。「出庫数」と「取引先」を指定することで、「納品データ」が作成された。なお、この「納品データ」は状態が「納品済み」の状態で登録されるため、即座に在庫数が変化するので、その場で商品の発送までを行っておくとよいだろう。

商品の詳細画面から、バーコード情報を登録。商品写真の登録もここでできる

「出庫」画面でバーコードを読み取ると、商品が認識され、「納品データ」が作成できた

　ほかにも、この「出庫」機能では、バーコードではなく商品そのものを撮影することで、それを認識して「納品データ」を作成することもできた。バーコードがない商品を扱う時には便利かもしれない。

　「ZAICO」では商品の発注情報を、「納品データ」として管理することで、発送の担当者が「数量」や「発送予定日」をオンライン上で確認。納品書から送り先を確認できるので、いちいち営業などに確認することなく、すぐに発送手続きを行うことができる。在庫数を把握するだけでなく、発送業務のミスも減らせそうなので、うちの会社でも導入を検討してみたい。