「リモートで同僚とのやり取りがしにくい!! を“見える化”で解消してみた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(73)

メールや電話では指示が伝わらない時は、専用のソフトや機能で解決できることもある

　テレワークが始まってから「顔が見えなくて困る」という話を良く聞くが、個人的には「同僚のモニターが見えなくて困る」シーンの方が多い気がする。オフィスにいれば、ちょっと席まで足を運ぶだけで指示や確認できたことが、メールや電話越しだとなかなか伝わらない。

　……この記事を書いている時点で、東京都で4回目の緊急事態宣言が解除されてから14日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回はリモートワークにおける共同作業の“見える化”について考えてみた。

【今回のハイライト】

「ファイル送ったよ！」の声を確実に伝える

PDF書類の修正指示を見える化

互いの操作画面を同時に共有する

10月11日（月）：3大オンラインストレージの通知機能を比べてみた

　最近始まったプロジェクトでチーフを任されたのだが、同僚から送られてくるファイルの管理に手間取っている。この案件では同僚から送られてきたファイルを開いて内容を確認。問題があれば修正指示を出し、最後は整理したデータをクライアントに納品するのだが、当初はファイルの受取先をOneDriveに指定していた。

　というのも、OneDriveには通知機能が用意されており、その中に「他のユーザーが自分と共有したり、自分の共有アイテムを編集したりする場合」に通知するという機能がある。なので、OneDriveにファイルがアップロードされたり、差し戻したファイルが更新されたら反応するのだと思っていたら、なぜかさっぱり通知が届かない。

OneDriveの通知画面。内容を見る限り、新しいファイルが共有されたり、共有しているファイルが編集されたら通知がありそうに思えるのだが……。

フォルダの共有申請をした時には、画面右下に通知がポップアップ表示されたが、以降は通知が届かない……

スマホアプリの方には、ちゃんと通知が届いている

　スマホにインストールしていたOneDriveのアプリの方では通知が出ていたので、PCのデスクトップにも通知が出てくれても良さそうなものだが……。ならばとPCの遠隔スリープに使ったDropboxでも試してみたが、こちらも通知が上手く届いてくれない。なぜだ。

Dropboxでもフォルダの共有申請のとき以外は、通知が届かない

通知の設定画面を見る限りでは、ファイルのアップロード時や編集時に通知が届きそうに見えるのだが……

　そこで、以前に利用していた「Box」をインストール。共有したフォルダに、別のPCからファイルをアップロードしたり、アップされたファイルを編集すると、メールで通知が届くようになった。メールなので若干のタイムラグはあるが、こと通知の確実性ではBoxが一歩上を行っているようだ。

Boxではファイルのダウンロード、アップロード、コメント、プレビュー、削除時に通知をメールで送ることができる

ファイルのアップロードおよび編集時に、Boxからメールで通知が届いた

10月13日（水）：PDFでの修正指示をフリーソフトで書類上に直接書き込む

　今日も自宅で同僚から届いたファイルをチェック中。その中にPDFで送られてきたファイルがあったのだが、メールや電話で修正の指示を出しても、なかなか内容が伝わってくれない。そこで、フリーソフトの「PDF-XChange Viewer」を利用することにした。

　「PDF-XChange Viewer」はその名の通りにPDFのビューワーアプリなのだが、フリーソフトの中では編集機能が充実しているのが特徴。具体的には修正したい箇所を赤線で囲い、そこに修正指示などを直接書き込むことができる。

修正箇所を赤いボックスで囲って、修正内容をテキストで記載。このテキストはコピーできるので、受け取った側も手早く反映作業ができる

　Adobe公式の「Acrobat Reader DC」にも注釈機能があるが、筆者の経験上、注釈の箇所を表すハイライト表示が見過ごされたり、標準では注釈が印刷されなかったりで、確認が漏れることがある。しかし、「PDF-XChange Viewer」なら指示が目立つので、まず見逃されることがない。おかげで、出会った後は手放せなくなるほど愛用しているソフトだ。

　今回も「PDF-XChange Viewer」で指示を伝えることで、無事にデータが修正された。これで期限までにデータをクライアントに納品できるだろう。

10月15日（金）：ビデオ会議をダブルで起動！　案件引継ぎや新人教育に使えるかも？

　来週から外出の用事が増えるため、プロジェクトの納品作業を同僚Aに頼むことに。納品は専用のサイト上で行うので、操作手順をまとめたマニュアルを渡したのだが、なかなか作業が進んでいないように見える。こういう時にオフィスにいれば、操作の手順を見せたり、操作しているモニターの様子をのぞき込んだりして助言できるのだが……。

　そこで、Zoomの「画面の共有」機能を使って、実際に作業している様子を見てもらいながら、その操作を同僚に真似してもらうことにした。

【飛田】： あ、もう一つ招待リンクを送ったから、こちらも開いてくれるかな。
【同僚A】： これって、Google Meetの招待リンクですよね？　画面の共有はZoomでやるんじゃ……。

【飛田】： うん、それでAさんが操作している画面を共有してよ。

【同僚A】： なるほど、飛田さんの操作画面をZoomに、こちらの操作画面をGoogle Meetに表示するんですね……。って、うわっ、ハウリングがヤバい!?

【飛田】： ごめんごめん。声はZoomでやり取りするから、Google Meetのマイクはオフにしておいてよ。

【同僚A】： あ、これで飛田さんの操作を見ながら、こちらも操作ができるようになりました。でも、Google Meetの方は画面の表示が小さくて、良く見えないんですけど。

Google Meet（左側のウインドウ）では、画面のレイアウトが初期で「自動」に設定されている

【飛田】： あぁ、それなら下のバーのオプションから、レイアウトを「スポットライト」に変更してみてよ。

【同僚A】： なるほど、ちょっと待ってくださいね……。あぁ、共有している画面が大きく見えました！　これなら、大丈夫そうです。

「その他のオプション」→「レイアウトを変更」→「スポットライト」と操作すると

相手の顔の表示が消えて、共有している画面が大きく表示された

　その後、こちらの操作を見ながら、Aさんに手順を真似してもらったところ、いろいろな疑問が解決。後の納品作業を任せられるようになった。2つのビデオ会議ツールを同時に起動すれば、カメラの映像と共有した画面を同時に表示することもできるので、他にもいろいろな使い方ができるかもしれない。