「Zoomの面倒なスケジュール調整や登録をeeasyで自動化してみた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(45)

日程調整サービス「eeasy」

　クライアント打合せからカンファレンス、さらには人事面接まで、日々の業務の中でZoomを利用する機会が増えている。“移動時間を必要としない”などZoomには便利なところもあるが、“Zoomの空き状況を確認する”、“招待メールを送る”など、アポの際にはひと手間が必要だ。

　……この記事を書いている時点で、一都三県で緊急事態宣言が発出されてから71日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、ほぼすべてのスタッフがリモートによる業務を行っている。その中で、今回はZoomのアポをより手軽にミスなく行うべく、日程調整サービス「eeasy」を利用してみた。

【今回のハイライト】

サイボウズOfficeの予定を自動認識させる

Googleカレンダー経由でeeasyと連携

日程調整の手間は減ったが、新たな問題も……

3月11日（木）：個人利用は無料！まずはアカウントを作ってみた

　前回紹介したオンライン展示会「ものすごいHR展」で見た、日程調整サービス「eeasy」のことが気になっている。あの時は「春の採用面接で使えれば」と思ったのだが、普段のビデオ会議のアポイントなどでも、eeasyならもっと楽にスケジュール調整ができそうだ。

　サービスについて調べたところ、個人利用であれば基本的な機能は無料で運用できるらしい。なので、さっそくアカウントを作成してみた。

　なお、このサービスではカレンダーの登録状況を元に、アポを入れられる空き時間を認識しているのだが、対応しているのは「Googleカレンダー」と「Outlook予定表」のみ。うちの会社では「サイボウズOffice」で予定を管理しているので、カレンダー間でデータを同期させる必要がある。

個人利用は無料。法人も月間6回までの利用なら無料だ

初期設定でeeasyをGoogleアカウントと連携させる

さらに、「電話/Web会議」の特別設定からZoomと連携させる

　ただ、サイボウズOfficeでは、登録した予定をiCalendar形式で出力するには、管理者権限での操作が必要となる。それを役員にお願いしたところで、今日の作業はここまで。仕事に戻るとしよう。

3月12日（金）：サイボウズOfficeとGoogleカレンダーを同期させる

　あの後で役員の話を聞いたところ、今回はサイボウズOfficeについて以下の設定を変更してくれたようだ。

• 「外部への公開設定」で「公開URLの発行」を「許可する」に変更
• 「iCalendar形式での出力の設定」で、飛田のアカウントを「許可する」に変更

「cybozu.com共通管理」の「外部への公開設定」を変更

「サイボウズOfficeシステム設定」の「スケジュールと施設予約」から設定を変更

　その後、自分のアカウントで「個人設定」の画面を開くと、iCalendarURLを取得することができた。後は、Googleカレンダーを開き、画面左のメニューにある「他のカレンダー」の「＋」をクリック。「URLで追加」を選択し、次の画面でiCalendarURLを登録すると、サイボウズOfficeに登録した予定が、Googleカレンダーに表示される。

Googleカレンダーの「他のカレンダー」でiCalendarURLを登録

　サイボウズOfficeのカレンダーは同僚も見るため、仕事の予定しか登録できない。だが、その予定を同期させたGoogleカレンダー上であれば、オンオフの予定をまとめて管理できそうだ。今後はZoomの予定だけでなく、日々のスケジュール管理にもGoogleカレンダーを積極的に使っていきたい。

3月16日（火）：部内ミーティングの調整にeeasyを使ってみた！

　テレワークをしている同僚と部内ミーティングを行うことになったので、さっそく予定の調整にeeasyを使うことにした。

　eeasyでは単発の予定に対応する「カスタム調整」と、定期的な予定を調整する「予約受付ページ」の2種類の方法で日程調整ができる。今回は「カスタム調整」を利用したところ、3つの画面で調整用URLの発行までを行うことができた。

1.打合せシーンを指定

打ち合わせの参加人数、およびシーンを指定。今回は「電話/Web会議」を選択した

2.打合せの件名や期間を指定

打ち合わせの件名を入力し、候補日程の期間を指定

3.候補日程を確認

カレンダーに予定のない候補日程を黄色で表示。ドラッグ操作で変更もできる

　フローだけ見ると複雑そうだが、実際にやったことは“打ち合わせシーンの設定”と“件名の入力”、“候補日程の期間の指定”だけ。操作自体は1分程度で終わった。

　最後の確認画面ではGoogleカレンダーに予定が入っている時間帯がブルーで、調整可能な時間帯が黄色で表示されるので、問題なければ調整用URLを発行。これをミーティング相手にメールで送れば、後は確定した予約のカレンダー登録、Zoomの予約と招待URLの送信までをサービスが自動で行ってくれる。

調整相手側では調整用URLをクリックして、候補日程をカレンダー表示で確認。実施日をクリックで指定する

　なお、後日同僚にもeeasyの使い勝手について聞いてみた。「URLをクリックしたら、いきなり画面が開いて驚いた」とのことだが、メニューの作りこみがしっかりしていたので、特に迷わずに操作ができたらしい。

　「メールの文面を考えて返信しなくていいから、慣れてきたらこっちの方が楽かも。日時を決めた後で、カレンダーへの予定の登録までを、ワンクリックでできるのは便利そうかな。……サイボウズOfficeには登録できないけど」（同僚）

　サイボウズOfficeとZoomの予定を確認し、それぞれの空き時間から候補日を選定。それをメールで送信し、後日先方の予定を確認したら、Zoomの招待URLを再送信――という従来のフローを考えると、操作時間はかなり短縮されたように思える。何より、個人の予定とZoomの予定を一つの画面で管理できるというのは、利便性やヒューマンエラーの面から見てもプラスだろう。

3月17日（水）：Zoomやカレンダーに予定が自動登録されたのだが……

　朝のメールを確認していると、さっそく同僚からミーティングの候補日程についての回答があった。同時にそのメールにはZoomの招待URLが記載されており、Zoomを確認したところ自動で予定が登録されていた。

　さらに、Googleカレンダーにも予定が登録されており、こちらにもZoomの招待URLが入力されていた。これなら、いちいちZoomアプリを起動しなくても、ミーティングの日程を気軽に確認できるだろう。

相手がミーティングの実施日を決めると、サービスからメールが届く

GoogleカレンダーとZoomに、それぞれ予定が自動で登録されていた

　ただ、今回のようにGoogleカレンダーを経由して、サイボウズOfficeとeeasyを連携させるのには、いくつかの問題がある。

　まず、サイボウズOfficeとGoogleカレンダーの同期は1日1回程度のため、直前に登録した予定が、eeasyに反映されないことがあった。また、現在の契約の範囲内では、同期するのは“サイボウズOffice → Googleカレンダー”の一方向のため、eeasyが確定した打ち合わせ日程をGoogleカレンダーに登録してくれても、それがサイボウズOfficeに反映されない。

　そして一番の問題が、iCalendarURLでGoogleカレンダーに登録された予定が、そのままではeeasyに認識されないことだ。というのも、eeasy ではGoogleカレンダーに登録された予定のうち、予定種別が「予定あり」になっているものだけを認識している。しかし、iCalendarURLで同期させた予定は、どうやら予定種別が指定されていないらしく、eeasyが認識してくれないのだ。

Googleカレンダー上で予定を選択し、コピー操作を行う

　これを解決するには、Googleカレンダー上で予定を一つ一つコピーして、種別が「予定あり」の予定を作成する必要がある。eeasy導入以前の手間を考えると、許容範囲内の作業ではあるのだが……。できればサービス運営元のE4様には、種別に関係なく予定を認識するオプション設定の導入を検討していただきたい。