急遽テレワーク導入!の顛末記

オンライン会議、はじめてやってみた!――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記

久々のシャツ姿!ところが……

当初は「サイボウズOffice」で勤退管理をしていたが、合わせてLINEで業務開始を報告するように

 ………LINEの通知音を聞きながら定時前にパソコンを起動、グループチャットに業務開始の報告をする。

 少しでも社員の様子が見えるようにと、積極的に投稿を行うようになったLINEのグループチャット。今日も出社している同僚がいるようで、少し申し訳ない気分になる。

 最近の仕事の流れ、といったらそんなところだ。

 ……この記事を書いている時点で、7都府県の緊急事態宣言発令から約3週間が経った。

 私が勤めている新宿にある中小企業では、コロナウイルスの感染対策やテレワークの準備などのため、営業部門など一部の部署が13日(月)からの1週間は休業することに。現在は業務が再開されているが、機材や業務内容に問題がある社員は、時差出勤などを駆使して、出社している。

 会社が休業してから今までいろいろなことがあった。そのドタバタの顛末を、ありのままに書いていきたい。もっといい方法や勘違いもあるかと思うが、あくまでも「ひとつの事例」として参考にしていただければ幸いだ。

LINEのグループ通話を使い、全体ミーティングをオンラインでやることに
今回のハイライト(苦笑 どういう意味なのかは、のちほど

4月13日(月):独自の緊急事態宣言を石川県が発令
テレワークで連絡できず……ひとまず公式サイトのフォームから

 うちの会社は今日から一部の社員が休業中。

 私は急場をしのぐテレワーク環境があるので、何とか自宅で仕事を続けられそうだ。急ぎの案件もあるので、正直休んではいられない。

 このご時世にありがたいことで、週末の間に新たな仕事のオファーがあった。さっそく関係会社に連絡を取ると、電話口から自動メッセージが聞こえてくる。どうやら、 テレワークの実施期間中で、窓口での電話応対をしていない らしい。公式サイトでメッセージフォームを見つけ、アポイントを取る。……ちゃんと対応してくれるのかな。直接やり取りできる電話と違い、メッセージフォームはこういう時、どうにももどかしい。

 営業職の同僚に話を聞くと、テレワークを実施している取引先から、「在宅勤務になる」との話があったようだ。「連絡に困ることもあるのかな?」と思ったが、(先方担当者の)個人メールアドレスを知っているので、特に困っていないらしい。個人経営のお店なども、LINEでつながっているか、直接お店に行くことが多いので、あまり不自由はしていないようだ。

 東京商工会議所が今年3月に実施した「新型コロナウイルス感染症への対応に関するアンケート」によると、テレワークを実施している企業は26%。従業員規模別では50人未満の企業では14.4%、300人以上では57.1%と大きな差がでている。テレワークの普及で今後は“対面”の価値があがるという話を聞くが、中小企業や個人営業店などで、状況は以前とあまり変わっていない。

4月14日(火):大阪などで休業要請が……
会議があるからシャツを着よう!

 火曜日。いつもなら会社の全体ミーティングの日だ。

業務の開始時間に合わせて、久々にシャツ姿になる。ビデオ会議に向けて上半身だけ着替える…という話も聞くが、今日はフル装備

 ただ、営業部門は休業中だし、社長は前に「今後は会議を極力減らしていく」と話していた。

 どうなるんだろう? と思っていると、夜のうちに全体メールが届いていた。内容は……

・明日(14日)の会議は中止する
・来週(21日)の会議はメールで行う

 「メールで行う会議って何だろう?」と思いながら文面を読み込んでいくと、前日に個々の進捗状況を役員にメールで報告。何らかの回答を一斉返信するらしい。

 会議があるならLINEのビデオ通話で参加しよう、とシャツ姿になっていたのだが、洗濯物を増やしただけだった。せっかくだから、そのまま仕事を続ける。ベルトを締めていたおかげか、間食をせず仕事に没頭できた。

 夕方になり、役員に確認を取る案件が出てきた。ふと思いついき、スマホでLINEを立ち上げて音声通話をする。業務連絡ぐらいならこれで十分かもしれない。

4月15日(水):1人10万円の給付案が急浮上
ヘッドセットの罠にハマる

 今日は一日、書類仕事。もちろん在宅で。

 ひたすらキーボードを叩くが、……どうにも肩が重い。テレワーク続きで、運動不足がたたったのかな。

 そういえば、昨日は役員とLINEで長電話することになった。スマホを持ち続けていると、どうにも腕が重くなる。途中で肩にスマホを挟み、キーボードを操作していたが、あれで筋を少し違えたのかも。

 LINEでの通話が増えそうなので、オンラインゲーム用に買っていたヘッドセットを、机の引き出しから引っ張り出す。仕事中はずっと手元に置いておこう。

 午後になると、役員から1件のメールが届いた。そういえば昨日、来週の全体ミーティングについて、「レジュメとかどうしよう?」って聞かれていたっけ。

 さっそく、ヘッドセットを装着して、役員のLINEに発信する。すぐにつながったが、相手の声が聞こえない。慌てて、LINEの通話設定を見直すが、スピーカー設定は音量最大。マイクのレベルメーターも、こちらの声に反応している。なぜだ。

 そこで、ふと手元を見ると、ヘッドセット側のボリューム設定がゼロになっていた。慌てて音量を上げると、「ずっと声が聞こえていたよ」と笑い声。やってしまった。苦笑いしながら、ミーティングの進行について意見を交わす。

【ヘッドセットの罠……】
通話に関する音量設定には、特に問題なさそうなのに……。
手持ちのヘッドセットは、手元でボリュームを調整できるモデル。マイクのオフスイッチも、ある意味でトラップだ

 夕方、来週の全体ミーティングについて、役員から全体メールが届いた。それによると……

・Googleドキュメントに用意したレジュメに、各自が前日までに進捗状況を記載
・ミーティングに参加するメンバーは、会議前にレジュメに目を通しておく
・会議はレジュメに従いながら、LINEのグループ通話で行う
・議事録はいつも通りに、今週の担当者が作成する

とのこと。

 今日の教訓、ヘッドセットのマイクとスピーカーは、事前にちゃんと機能しているか確認しておくこと。来週の会議まで、机に注意書きを貼っておこう。

4月21日(火):シャープがマスクの一般販売を開始
はじめてのオンライン会議………え?それでいいの?

LINEの設定画面で通知サウンドを鳴らす、これで安心だ

 週が変わって2日が経ち、火曜日。全体ミーティングの日になった。

 Googleドキュメントのレジュメには、昨夜のうちに進捗状況を登録済み。ヘッドセットのボリューム設定を確かめた後、念のためLINEの設定画面を開き、通知サウンドをテストで鳴らしてみる。どうやら、ヘッドセットはちゃんと機能している。よかった。

ミーティングの開始時間ぴったりに、グループ通話の案内が来た

 定時になると役員からグループ通話の招待が届いた。参加すると、さっそく社長や同僚の声が聞こえてくる。

「おはようございます」

「あ、飛田さんも来た、お疲れ様です」

「そういえば、昨日上がったINTERNET Watchの記事見たよ!」

どうやら会社に何人か出勤していたようで、スピーカーフォン越しに職場の空気感が伝わってきた。2週間ぶりに聴いた声もあり、少し胸が熱くなる。

Aさんのスマホに表示された画面。指示に「LINEアプリをアップデートしてから」とある

「……あれ、Aさんがいなくない?」

えっ? そういえば、朝にLINEで業務開始の報告をしていた、Aさんの声だけが聞こえてこない。会社にいた社員の誰かが、自前のスマホでAさんにLINE通話をつなぐ。しばらく何かを話したあと、ようやくAさんの声が聞こえてきた。

「あの、何かLINEをアップデートしないと、グループ通話に参加できないみたいで……」(Aさん)

 しかも、iPhoneのストレージ容量が一杯で、アップデートが途中で終了したようだ。

スマホを二段重ねにして、電話の声をグループ通話につなげる……(写真はイメージ

 ……えっ? じゃあ今聞こえている声は……??

 聞いてみたら、スマホを二段重ねにして、LINE通話の声を拾っているそうだ。
「ごめんなさい、このまま参加させてください」 (Aさん)

えっ、それでいいの!? と思っていたら、そのまま会議が始まってしまった。テレワークなのに、やっているのは滅茶苦茶アナログ。違和感がすごい。

「おはようございます」と皆で挨拶をして、まずは社長から全員に話があった。やむおえない事情での時差出勤、見切り発車のテレワークなどで不自由があるだろうが、何かあれば言ってほしい。会社は全力でサポートする、と。

 といったところで本日の議事録を取っているBさんから「すみません、ちょっと何を言っているか聞こえないのですが」。これもテレワークあるあるなんだろうな……

「それじゃあ、私が議事録を変わりましょうか?」 (Aさん)
-スマホ二段重ねのAさん、それ大丈夫なの!?

「何とか声は聞こえているので、続けてください」 (Aさん)

「じゃあ、お願いします」 (社長)

お願いしちゃうんだ!

そう話した社長の声は、

(1) 社長のスマホでデジタル変換されてLINE通話に流れ、
(2) それがスマホのスピーカーでアナログ再生され、
(3) 別のスマホのマイクに拾われてデジタル変換され、
(4) LINE通話を介してAさんのスマホのスピーカーでアナログ再生され、
(5) アナログにキーボードがタイプされる

 ………という手順で、デジタルな議事録が作成されていく。なんだ、この状況は(笑

 密かにウケていたが、その後は大きなトラブルなくミーティングが進み、1時間弱で終了。議事録はきちんと皆に送られてきた。スマホ二段重ねでも、グループ通話の声はちゃんと聞こえるらしい。

 ミーティングの後、Aさん、Bさんに一体何があったのか聞いてみた。

「LINE通話は日常的に使えていたのに、まさかグループ通話にLINEのアップデートが必要だなんて……。油断でしたね。前の日のうちにマイク付きのヘッドフォンを用意していましたし、ビデオ会議かと思ってスタンドにスマホを置いて、服まで着替えていたんですよ! そこまで準備したのに、あんなことになって、もう本当にパニックでした」(Aさん)

「自宅ではSoftBank Airでスマホをネットにつなげているのですが、場所が悪いせいか、電波状況ランプが1つか、2つしか付かなくて……。その日は自宅からグループ通話に参加していたのですが、誰か1人が話しているときは良くても、何人かが同時に話し出すと、途端に何も聴き取れなくなりました。これは議事録を取るのが無理だと思いましたね」(Bさん)

リクエストに応えて、ひとまずzoomにミーティングを作成した

 どたばたの全体ミーティングが幕を閉じ、その翌日に次回のミーティングについて、社長から話があった。なんと、今度はビデオ会議を行いたいという。

 恐らく、また同じようなトラブルが起きるのだろう。その時には、またぜひここで顛末をお伝えしたい。

※編集部より
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飛田九十九