急遽テレワーク導入!の顛末記

4月にはじめたテレワーク、5ヶ月の進化を振り返る……Zoom、VPN、NAS、会社支給のノートPC ――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(17)

「私物だらけ」からのスタート……

ビックカメラで見積もりを取ってから数カ月、ようやくテレワーク環境が整った

 ノートPCやヘッドセット、NASなど、テレワーク用に会社が用意した機材が、今ではすっかり普段の業務に馴染んできた。特に、ヘッドセットやNASは在宅勤務のときはもちろん、会社で仕事をしているときも活躍している。

 ……この記事を書いている時点で、全国で緊急事態宣言が解除されてから94日が過ぎた。

 私が勤めている新宿にある中小企業では、「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」を利用して、テレワーク用の機材に購入。その運用を進めてきた。今回はその結果として、会社のPC環境がどのように変わったのかを、時系列で振り返ってみたい。

【今回のハイライト】
私物だらけではじまったテレワーク
Zoom導入でビデオチャットの問題が解決
補助金でテレワーク用の機材を購入

4月:「私物アリアリ」で始まったテレワーク、まずは手探り……

 緊急事態宣言が発令された4月7日、私の勤めている会社では何の準備もないまま、在宅勤務を始めることになった。この時の主なテレワーク環境がこちら。

明日からいきなり在宅勤務を命じられた、中小企業社員のテレワーク風景

【この月のテレワーク環境】

・デスクトップPC(私物)
・ノートPC(私物)
・ヘッドセット(私物)
・LINE
・サイボウズOffice
・board

 会社からは「自宅の私物マシンを仕事に使ってよし」との許可が出ていたので、Blu-rayディスクに書き込んで持ち帰った作業データを、そのまま自宅のパソコンにコピーして仕事を続行。……このコピーにかなりの時間を取られたことがトラウマとなり、後にやらかしてしまうことになる。

 さらに、社員間のコミュニケーションには、以前から使っていたLINEのグループチャットをそのまま利用することになった。この時だけはノートPCでクライアントを立ち上げ、付属のカメラを利用する。

LINEのグループビデオ通話で全体ミーティング。その後、通信環境悪化で2人の顔が非表示に

 同僚の中にはヘッドセットの持ち合わせがない人も多かった。後日、LINEのグループ通話、およびグループビデオ通話で全体ミーティングを行うことになったが、家族から見ると「会社をサボって長電話をしている人」にしか見えなかったという。その中で、iPhone標準のイヤホンにマイクが付いていることに気が付いた同僚が、周りから神扱いされていた。

 なお、グループウェアは「サイボウズOffice」を、バックオフィスでは「board」を以前から導入していたため、勤怠管理や経理業務などは在宅勤務でも特に支障がなかった。

請求書はクラウド上から発行。ハンコを押しに出社する経理なんていなかったんだ……

5月:ボイスチャットの環境改善にドタバタ……

 ゴールデンウィークが明けた頃から、仕事でビデオチャットを利用する機会が増えていく。LINEを使っていたこともあり、「声が聞こえない」「顔がカクつく」などのトラブルが続出。急遽Zoomを導入することが決まり、これでビデオチャット環境は一気に改善した。

この頃はマシンの性能格差で、背景を合成できる人とできない人がいた(筆者は後者……)

 同時チャットの内容を録画する必要が出てきたため、Windows標準のに「ゲームバー」を利用するようになった。クライアントが主催のビデオ会議でも、相手の手を煩わせずに済むため、今なお重宝している。

 さらに、緊急事態宣言が解除されたことを受けて、月末から通常通りの勤務を再開することに。前回のトラウマから、Blu-rayを使うのはやめて、「One Drive」で作業ファイルを会社に移動させることにした。……これが後にトラブルの原因となってしまう。

「One Drive」で自宅の作業ファイルを会社に移行。「便利かな?」とこのままファイルの保存場所にする

【この月のテレワーク環境】

・デスクトップPC(私物)
・ノートPC(私物)
・ヘッドセット(私物)
・Zoom [NEW]
・One Drive [NEW]
・ゲームバー [NEW]
・サイボウズOffice
・board

6月:テレワーク用の機材が一気に揃う!

 緊急事態宣言の解除を受けて、会社が通常通りの勤務を再開した。ちょうどその日に「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」の支給決定通知書が届くというハプニング(?)。既に在宅勤務は終了していたが、新型コロナウイルスの第二波に備えて、必要な機材を購入することにする。

ノートPCは見積もりを取った当時、10万円以下でもっとも性能が良かったA4モデルをチョイス

 まずは、テレワーク用のノートPC。社員に1台ずつ支給されることになったので、セットアップとアプリのインストールを行う。これで、作業データが外部に漏洩するリスクが減り、在宅勤務中のオンオフの切り替えもスムーズになった。

VPNルーターは知り合いの勧めもあって、「FortiGate-50E」を購入

 続いて、VPNルーター。さすがに素人には手を出せないので、設置経験のある知り合いにセットアップを頼むことにした。ここにぶら下げる形でNASを設置して、自宅からでもアクセスできる環境を整える。これで、自宅にいながら、社員同士でファイルをセキュアに共有することが可能となった。

 他にも、ヘッドセットやWebカメラなど、細々とした必需品も購入して、ようやくテレワークに必要な機材が揃った。あとは、仕事の合間をみながら、そのセットアップを続けていくことになる。……UAC認証やら、Microsoftアカウントの管理やらで、これが意外と面倒だったが。

【この月のテレワーク環境】

・ノートPC(会社支給) [NEW]
・ヘッドセット(会社支給)[NEW]
・VPNルーター(会社設置)[NEW]
・NAS(会社設置)[NEW]
・Zoom
・One Drive
・ゲームバー
・サイボウズOffice
・board

7月:購入した機材のセットアップが進む……

 VPN接続の環境が整ったところで、個人的にやるべきことが出てきた。それが、One Driveとサヨナラすること。およそ1カ月の作業で容量がパンパンになっており、ここに作業用のファイルを保存し続けるのは、ちょっと現実的じゃなかった。反省。

ファイルの移動などには今後、VPNルーターにぶら下がったNASを利用することに

 なお、この月は普通に出勤していたので、テレワーク環境に大きな進展はなかった。

 引き続き会議などにビデオチャットを使う機会が増えているので、主にはその環境改善に取り組むことに。ノートPCのカメラでは絵が暗いので、「NDI HX Camera」というツールを使い、iPhoneをWebカメラ代わりに使用する。

iPhoneをカメラ代わりにすると、蛍光灯が原因のフリッカーもなく、明るい絵が撮れた

 「OBS Studio」や「3teneFREE」を利用して、バ美肉(バーチャル美少女受肉)に挑戦したのも、ちょうどこの頃だ。既に、知り合いのライターとの打ち合わせなどに利用しており、「FaceRig」というアプリを導入して3D化させるなど、そのクオリティは順調に進化している。

3Dモデルを使って表情も再現!これなら、「ビデオ会議なのに顔でリアクションが分からん」と言われることもない?

【この月のテレワーク環境】

・ノートPC(会社支給)
・ヘッドセット(会社支給)
・VPNルーター(会社設置)
・NAS(会社設置)
・Zoom
・「NDI HX Camera」[NEW]
・「OBS Studio」+「3teneFREE」or「FaceRig」[NEW]
・ゲームバー
・サイボウズOffice
・board

8月:“ノートPCでテレワーク”環境を最適化

 新型コロナウイルスの感染者数が増え続け、西村経済再生相が「職場への出勤者を7割削減」する要請をしたことで、世間でテレワークの利用が増え始める。うちの会社でも業務に支障をきたさない範囲内で、在宅勤務をする許可が出た。

 さっそく、会社支給のノートPCを持ち帰り、自宅で仕事をしていると、いろいろな不具合が出てきた。

「ノートPCのキーボードが打ちにくい」
「デュアルディスプレイ環境がしっくりこない」

ノートPCの筐体が机の上でどうにも邪魔だったので、モニター+タブレットのデュアルディスプレイという環境に

結局、自宅で使っているキーボードとマウスを、ノートPCに接続することに。さらに、自宅のモニターをメインディスプレイに、タブレットをサブディスプレイにして、ノートPCはしまっちゃうことにした。これで、会社の環境に随分近づいたと思う。

【この月のテレワーク環境】

・ノートPC(会社支給)
・ヘッドセット(会社支給)
・キーボード(私物)[NEW]
・私物のマウス(私物)[NEW]
・私物のUSBハブ(私物)[NEW]
・私物のタブレット(私物)[NEW]
・VPNルーター(会社設置)
・NAS(会社設置)
・Zoom
・「NDI HX Camera」
・「OBS Studio」+「3teneFREE」or「FaceRig」
・ゲームバー
・サイボウズOffice
・board

 いろいろと試行錯誤してきたが、中小企業のテレワーク環境としては、そこそこの状態に仕上がったのではないだろうか。あとは運用を続けながら、引き続きクオリティを高めていきたい。

「急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記」記事一覧

※編集部より
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飛田九十九