「Zoom仕様に会議室の環境を最適化したい！」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(30)

普段は会議室に置いたディスプレイを、ノートPCとHDMIケーブルで接続。Zoomの画面を表示している

　パソコンを起動して、Zoomを開き、ヘッドセットを装着し、カメラの映像を確認する――。特に急いでいなければ、ものの数分で終わるビデオ会議の下準備。ただ、会議の時間ギリギリに帰社した時などは、パソコンの起動を待つのにイライラすることもある。

　……この記事を書いている時点で、全国で緊急事態宣言が解除されてから193日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、スタッフが可能な範囲で出社と在宅勤務を使い分けている。その中で、会社でビデオ会議を行う機会が増えているのだが、今回はその環境を整えるために、会議室の改良を検討してみたい。

【今回のハイライト】

タブレットからミーティングに参加

とはいえ、会議室置きにはサイズが小さい？

機材購入に使える補助金を探してみた

11月5日（木）：タブレットでZoomはおひとり様用かも？

タブレットに自宅からZoomを繋いで、会議に参加

　今日は自宅でテレワーク。昼から会社で社内ミーティングがあったので、オフィスに置きっぱなしのタブレットに自宅からZoomでアクセスして参加したところ、ミーティング後に画面の向こうから社長に話かけられた。

【社長】タブレットで会議に参加するのもアリだね。これって操作が難しいの？
【飛田】自宅からタブレットを遠隔操作するのですが……、マニュアルを作りましょうか？
【社長】そうだね、社内で共有しようか。こういう、Zoom専用端末が会議室にあってもいいかもしれないね。

　なるほど、確かにすぐZoomに繋げる端末が会議室にあれば、下準備でイライラすることも無いかもしれない。

　ということで、さっそく会議室の一角にタブレットを置いてみた。

画面は10.1型だが、ちょっと離れた席からだと見えにくいかも

　うーん、ちょっと画面が小さい、かな？　身内でのミーティングならまだしも、クライアント相手の会議では、相手の表情などに気を配り切れないかもしれない。画面共有する資料をタブレットで開くのにも、メールでファイルを送るなどひと手間かかる。

　やはり、快適にビデオ会議を行うには、パソコン、大画面のモニター、Webカメラ、マイクとスピーカーを用意した方がいいだろう。さて、どうするべきか……。

11月20日（金）：オールインワンのビデオ会議端末を探してみた

　仕事でテレワーク関連の情報を調べていたところ、「DTEN ME 27」という、Zoom Rooms専用のタッチパネルディスプレイが目に留まった。

　「Zoom Rooms」とは、ビデオ会議専用の端末を会議室などに設置し、常時サインイン状態で利用するためのライセンスとなる。ここでいうところの専用端末として開発されたのが「DTEN ME 27」で、27インチと十分なサイズのモニターに、160度の超広角カメラ、8つのマイク、スピーカーを内蔵。独自OSを搭載しており、タッチ操作ですぐZoomができるというのは、なかなか魅力的だ。

　とはいえ、Zoom Roomsを利用するには、年間のライセンス料が6万3600円かかる。さらに、「DTEN ME 27」の端末価格が9万円（税抜／送料別）で、Zoomにしか使えないと考えると、うちのような小規模オフィスへの導入は厳しそうだ。

　他にも、ビデオ会議用の端末を探してみたが、ディスプレイ一体型のオンライン会議用パソコン「ThinkSmart Hub 500」が17万円代。ディスプレイ／パソコン／カメラ／スピーカーマイクがセットになった、ASUSのGoogle Meet専用ハードウェアキット「GQE10A-B7017UN」が30万円弱と、どれもなかなかコストがかかる。

　こうなると、東京都の「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」を、既に使ってしまっているのが悔やまれる。この状況でも何か使える補助金は無いものだろうか？

12月1日（火）：この状況で使えるテレワーク補助金はあるか？

　仕事中に時間が空いたので、引き続きリサーチを進めることに。テレワーク関係の補助金を調べてみたのだが、厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」は、申請多数で既に今年の募集が終了していた。

成果目標達成の場合の補助率は4分の3。ただ、8月12日の時点で受付が終了していた

　経済産業省の「IT導入補助金2020」では、「C類型」が「テレワーク環境の設備」を対象としているが、補助対象となるのはソフトウェア。それも、「あらかじめIT導入支援事業者が事務局に登録し、認定を受けたITツールに限ります」とされており、付随するハードウェアで対象となるのはレンタルまで（※購入・リースは対象外）となっている。試しに登録ツールを検索してみたのだが、今の状況にマッチするものは見つからなかった。

IT導入補助金の認定を受けたITツールは、公式サイトで検索できる

　東京都では現在、「テレワーク定着促進助成金」の募集を行っているが、「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」の受給企業は対象外。2021年に創設とのニュースが流れた「在宅勤務リフォーム補助金」は、あくまで自宅のリフォームなので、機器購入とは関係なさそうだ。

　結局、使えそうな補助金が見つからないまま、会社の全体ミーティングで一連のリサーチ結果を話してみたが、社長も役員もそろって「高すぎる」という結論になった。「それはそうだよな」と、自分でも思う。さて、どうしたものか……。