急遽テレワーク導入!の顛末記
「テレワークの最前線を、リアル展示会に見た!」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(20)
電子署名や非接触検温装置は、中小企業でも導入できるか?
2020年9月23日 11:05
テレワークをより快適に行うには、時に新たなサービスや機器が必要になる。予算の範囲内で何を導入すべきか、問題を解決するには何が必要か、考えることは山積みだ。
……この記事を書いている時点で、全国で緊急事態宣言が解除されてから114日が過ぎた。
私が勤めている新宿にある中小企業では、「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」を利用してテレワーク用の機器を導入。とはいえ、実際に運用する中で、また新たな問題が出てくるため、その解決策を模索している。そのヒントを探るために、今回は幕張メッセで開催されていた展示会「総務・人事・経理Week」(9月16日~18日)に行ってみた。
中小企業でも導入できる電子署名サービスやオンライン会議向けの「1人用オフィスボックス」など、今風にテレワークを行える製品やサービスを見つけたので、いくつか紹介してみたい。
【これまでの経緯】
緊急事態宣言が発令された4月、筆者の勤めている会社では何の準備もないまま、在宅勤務を始めることになった。仕事の環境は「デスクトップPC+メール」が普通だったため、データを外付けHDDで持ち運んだり、LINEの個人アカウントを流用したりと大混乱。その後、補助金などでNASやノートPCを導入、徐々にテレワーク環境を整えていく……
9月17日(木):デジタル改革相が記者会見で「デジタル庁」についてコメントした日中小企業でも使えそうな、テレワーク向けソリューションを探してみた
今日は久々に展示会へと足を運ぶことに。新型コロナウイルスの影響と、会期2日目ということもあって空いているかと思いきや、会場は多くの人で賑わっていた。
この展示会では多くのイベントが同時開催されており、
- 「働き方改革EXPO」
- 「会計・財務EXPO」
- 「オフィスセキュリティEXPO」
- 「法務・知財EXPO」
のブースでは、テレワーク向けの展示も行われていた。経費精算や勤怠などをクラウドで管理するサービスを数多く見ることができ、「脱・紙」や「脱・ハンコ」といったキャッチフレーズが会場にあふれている。
その中でも「IT技術で中小企業を強くする」をうたっていたのが、交通費・経理生産システム「楽楽清算」を提供しているラクスのブース。初期費用100,000円、50ライセンスまで月額30,000円で利用することができ、担当者の話によると、今年に入ってから引き合いが急に増えているそうだ。
以前にも紹介したように、うちの会社では案件ごとの発注・請求の管理を「board」というクラウドサービスで行っている。一方、経費精算にはExcelのテンプレートを使用しているため、月末には紙とハンコを使う必要があるのだが、これなら経理業務を完全にテレワーク化することができそうだ。
その他、会場でいくつか見られたのが、音声認識による自動文字起こしサービス。こちらはテレワークによってオンライン会議が注目されたことで、その議事録を起こすために利用されているという。
中小企業でも利用が広まる電子署名
“紙とハンコを電子化”というテーマでは、最近だと電子署名が使われているという話もよく聞く。GMOグローバルサイン・ホールディングスのブースでは、電子印鑑「Agree」についての展示が行われていた。
ソリューション事業部 電子契約サービス推進室 室長の牛島氏によると、最近では中小企業でも電子署名を利用するケースが増えているそうだ。
【牛島氏】大企業では契約の締結業務における合意申請フロー、文書確認フローがしっかりしているので、それを改変するのに二の足を踏んでいるのかと思われます。中小企業ではIT企業から利用が広まりつつありますが、建築業界、不動産業界での需要も大きいです。
牛島氏によると建築業界では受発注の、不動産業界では契約締結の書類を交わす機会が多いため、早くから電子署名の需要があったようだ。契約書に貼る印紙代を考えれば、同サービスの月額費用(10,000円から)もすぐにペイできるという。中小企業では社長自ら契約書を作成・製本しているところも多く、その手間を減らせるのも大きいらしい。
「Agree」ではワードなどで作った契約書をPDF化してアップロードすると、そこに電子署名とタイムスタンプが押印される。その上で、契約相手に契約書をメールで送り、相手が押印の操作を行うという仕組みだ。この時、契約相手が「Agree」にアカウントを持っている必要はなく、電子認証局が発行した電子証明書がなくても問題はない。
【牛島氏】両者が押印したPDFを、署名の有効性を保ったままダウンロードして保管できるというのは、電子署名の大きな特徴だと思います。実印相当の契約を交わすときには、電子認証局が発行した電子証明書を利用することも可能なので、ガバナンス規定との親和性もありますよ。
他にも、人事の雇用契約、NDAなどを頻繁に交わす業種では、中小企業においても電子署名を利用するメリットは十分にあるという。「Agree」では月10件までの契約であれば、無料でサービスが使える「お試しフリー」プランがあるので、試しに使ってみてもよさそうだ。
近い将来にはオンラインで面接をして、電子署名で雇用契約書を交わす、そんな時代が来るのかもしれない。
ちょっとオシャレな電話ボックス……ではなく
会場を歩いていると、オシャレな電話ボックスのようなものを見かけた。近づいてみると、「HACO OFFICE」とある。これは……。
【権藤氏】これは一人用のオフィス内個室になります。
そう教えてくれたのは、北九州市に拠点を構えるリノベンチャーでデザイナーを務める権藤氏。このボックスは外壁に防音材を使用しており、外部からの音をシャットダウンできるという。最近ではこうしたボックスを、オフィスに設置する企業が増えているようだ。
【権藤氏】携帯電話への着信に対応したり、Webミーティングをするときなど、一人なのに会議室を占拠していることが結構あります。「HACO OFFICE」は接地面が90センチ四方とコンパクトなこともあり、数台まとめて導入を検討される会社さんが多いですね。
このようなボックスは一般に90万円から高いもので120万円程度するため、「もっと安く作れるのでは?」と考えたのが、商品化のきっかけだという。「HACO OFFICE」は上代で58万円。これなら、中小企業でも導入を視野に入れることができそうだ。
ボックス内には電源を完備するほか、天井には照明と排気用のファンを用意。カラーバリエーションは自由に選べるとのことなので、これならわざわざ合成しなくても、自分好みの背景色でオンライン会議に参加できるだろう。
非接触の自動検温装置、果たしておいくら?
最近では図書館などの公共施設でも見かけるようになった、非接触の自動検温装置。ナテックのブースに設置されていたので、一体いくらぐらいで導入できるか聞いてみた。
【園田氏】こちらの「AIZE Research+」(開発元:トリプルアイズ)は、当社が代理店として販売しておりまして、買いきりで約30万円となっております。設置は電源を繋ぐだけなので、工事費などもかかりませんよ。
そう教えてくれたのは、同社東京支店 営業部 主任の園田氏。このシステムの前身となった「AIZE Research」は、AIによる来店者分析を行うためのクラウドサービスだったという。それが今回のコロナ禍に合わせ、新たにサーモグラフィーを搭載したようだ。
測定ログは管理画面で確認することもでき、指定した体温以上が測定された際には、通知メールなどでアラートを出してくれる。従来からある顔認証による来場者数や顧客属性のデータ化についても、オプションで利用が可能。さらに、顔認証機能を勤怠管理システムに紐づけ、体温と合わせて打刻できるクラウドサービスも新たに開発した。こちらはオプションとして月額約3万円で提供しているという。
社員や来客の体温を測りたいだけであれば、検温データをCSVで出力できるので、買い切りのシステムだけで運用できるという。会社に1台設置しておけば、スタッフの感染防止に一役買ってくれそうだ。
こうして見ると、テレワークを快適にするソリューションは、まだまだ世の中に存在しているようだ。「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」を申請する前に、もっと調べておけば……と思わないでもないが、今後導入する可能性を考えると、引き続きアンテナを張っておきたい。
「急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記」記事一覧
- 【緊急事態宣言前日】 「えっ?今日から在宅勤務?」
- 【緊急事態宣言突入】初のオンライン会議で久々のシャツ姿!ところが……
- 【GW直前】初のビデオ会議!「もう、LINEでいいんじゃない?」
- 【GW明け】「そうだ!会議を録画しよう!」
- 【5月中旬】ついにZoom有料プランを導入!
- 【5月下旬(1)】先輩企業に聞いてみた「普通にやったら、効率は落ちます」
- 【5月下旬(2)】「データ移行に1日がかり…は、もう嫌だ」
- 【5月末】助成金、ついに決定! 盲点だった価格変動・在庫切れ……
- 【6月上旬】セットアップをどうしよう?
- 【6月中旬】VPNルーターを補助金で設置! IP電話用とWi-Fi用のルーターも設定を変えないと……
- 【6月下旬】うちの会社にNASがきた! VPNで自宅からも利用
- 【7月上旬】今どきのノートPCで思いっきりZoom、男の夢も…
- 【7月中旬】「紙の書類のために出社」はなんと無し?うちの経理って、実は先進的…
- 【7月下旬】「ビデオ会議で自分だけ顔が暗い……」外付けカメラもiphoneも…
- 【8月上旬】ノートPCでは在宅勤務がツラい!「画面の増やし方」を考えてみた
- 【8月中旬】「会社支給PCをテレワーク用に仕上げてみよう」UACとパスワード保護共有
- 4月にはじめたテレワーク、5ヶ月の進化を振り返る……
- 【8月下旬】ビデオ会議の音と画質、超お手軽にUPさせたい!
- 【9月中旬】「展示会に見た、これがテレワークの最前線!」
- 【9月下旬】VPNでトラブル、NASからファイルが消えた!?」自宅から会社のNASに……
- 【10月上旬】Zoomでプロジェクターを使ったプレゼンは可能か?
- 【10月中旬】テレワークの「音」と「映像」変遷記、「あえてクルマの中でビデオ会議」やAirPods Proなど
- 【10月下旬】リモートデスクトップを使いたい!……会社の反応は?
- 【11月上旬】会社のパソコンの電源を遠隔操作でONにしたい!
- 【11月上旬】会社置きのタブレットで会議にZoom参加したい!
- 【11月中旬】同僚と会社にいるのと同じ感覚でおしゃべりしたい!
- 【11月下旬】自宅に1台だけネット通信できない端末が……、原因は?
- 【12月上旬】Zoom仕様に会議室の環境を最適化したい!
- 【12月中旬】会議室をビデオ会議用に改造……、を自前でやってみた
- 【12月下旬】Zoomに『接続が不安定です』と言われた、どうすればいい?
- 【12月下旬】無料でも使える『Trello』はテレワークで増えた進行管理トラブル対策になる!?
- 【1月中旬】カードを動かすだけで関係者への連絡が自動化!! 『Trello』を1週間使ってみた
- 【1月中旬】手段が目的になる!? ITツールを導入する意味を聞いた
- 【1月下旬】リモートでの社内情報共有に『Confluence』を使ってみた
- 【1月下旬】今からでもできる『出勤7割削減』に役立つ5つのツール
- 【2月上旬】テレワーク中の電気代、在宅勤務手当はいくら非課税になる?
- 【2月上旬】原稿の校正をAIに任せたい! しかも無料で
- 【2月中旬】テレワーク不健康を解消!3000円で始めるスタンディングデスク
- 【2月下旬】テレワークの最前線をオンライン展示会に見た!!
- 【3月上旬】月額5000円からのバーチャルオフィスを無料で使ってみた
- 【3月上旬】3D空間のバーチャルオフィスに無料トライアルで出社してみた!
- 【3月中旬】Zoomで採用面接は当たり前? でも新たな課題が
- 【3月下旬】Zoomの面倒なスケジュール調整や登録をeeasyで自動化してみた
- 【3月下旬】テレワークにおける社員の安否確認方法を見直してみた!
- 【4月上旬】クラウドに散ったタスクを一つのカレンダーで管理したい!
- 【4月中旬】リモートで会社にあるPCの電源を入れる方法を再考してみた
- 【4月中旬】Gmailがパンク!? バックアップしてThunderbirdで見られるようにしてみた
- 【4月下旬】既読/未読も状態そのまま!メール環境をUSBメモリーで持ち歩いてみた
- 【5月上旬】自宅と会社のメール環境をVPN経由で同期させてみた
- 【5月中旬】無料のRPAツール、Power Automate Desktopで経理作業を自動化したい
- 【5月下旬】遠隔操作のストレス改善! Windowsとアプリを高速化してみた
- 【5月下旬】Thunderbirdをテレワーク用にカスタマイズ!
- 【6月上旬】Power Automate Desktopで精算時の運賃計算を自動化!
- 【6月中旬】アレクサをテレワーク用にカスタマイズしてみた!
- 【6月下旬】ビーズクッションのYogibo Maxで思いっきりズボラにテレワークしてみた
- 【6月下旬】ビデオ会議の声を無料で自動文字起こししてみた!
- 【7月上旬】Bluetoothより優秀! Spotifyで音楽を止めずに仕事してみた
- 【7月中旬】ホストでなくてもZoomで勝手に画面共有できるようにしてみた
- 【7月中旬】USBメモリーをもっと使いやすく安全に!! フリーソフトを試してみた
- 【7月下旬】スマホに時報させて、ビジネスの時間感覚を取り戻してみた
- 【8月上旬】自宅にいるときだけiPhoneから好みの音声の時報を鳴らす方法
- 【8月中旬】タダから始めるToDoリスト! カレンダーとの連携も
- 【8月下旬】通知からZoom連携まで、Googleカレンダーをカスタムしたら便利過ぎた
- 【8月下旬】iPhoneやPCに分散したアドレス帳を、Googleの連絡先にひとまとめにしたい
- 【9月上旬】カレンダーやToDoの通知を、PCでも受け取れるように強化してみた
- 【9月中旬】NFCタグを使って朝のルーティン作業をまとめて自動化してみた
- 【9月下旬】Aladdin Connectorが届いたので、popIn Aladdinでテレワークしてみた
- 【9月下旬】iPhoneの画面をPCにミラーリング! これ、テレワークに使えそう
- 【10月上旬】声やアラームをトリガーにして、PCをWake On LANで自動起動させてみた
- 【10月中旬】アレクサと連携してPCを声でスリープさせてみた
- 【10月中旬】リモートで同僚とのやり取りがしにくい!! を“見える化”で解消してみた
- 【10月下旬】リモートで会社にあるPCの電源を入れたい問題、ついに完全決着なるか!?【vPro特別編 その1】
- 【10月下旬】もしも中小企業がvProを導入したら……、経理業務をリモート化してみた!【vPro特別編 その2】
- 【11月上旬】プリンターがないと書類の署名が大変! フリーの画像ソフトで解決してみた
- 【11月上旬】Windows 11のアップデートでトラブル! 2つのOSがデュアルブートするようになってしまった
- 【11月中旬】リモートで会社のPCを操作したい!! 最強のリモートデスクトップ環境への道(総集編)
- 【11月下旬】ノートPCを持ち歩くのが重いので、iPhoneだけで仕事してみた
- 【11月下旬】iPhoneだけでどこまで仕事できる? 画像編集、圧縮、PDF加工をやってみた
- 【12月上旬】USBマイクでヘッドセットから解放された! iPhoneでの利用もOK
- 【12月中旬】iPhoneをハンズフリーで高音質に使いたい!! USBマイクやピンマイクは通話に使えるのか?
- 【12月中旬】iPhoneでのZoomに落とし穴! USBマイクやAirPodsの挙動を徹底検証してみた
- 【12月下旬】スマホ連携も! ホットクックで時短かつヘルシーなランチを満喫
- 【1月中旬】2021年テレワークで活躍した仕事環境UPのグッズ3選、会社にも持ってきた
- 【1月下旬】popIn AladdinはPCのマルチディスプレイとして使用できるか?
- 【1月下旬】自宅のWi-Fiがパンクしたので、TP-Linkの最新ルーターを買ってみた!
- 【2月上旬】家に転がっていたAndroidタブレットをテレワーク用にカスタムしてみた!
- 【2月中旬】ごろ寝でズボラにテレワークしたい!! 古いタブレットを再活用してみた
- 【2月下旬】請求書のオンライン受け取りに特化した『sweeep』を試してみた!
- 【2月下旬】商品在庫と発送を、クラウドサービスで管理したい
- 【3月上旬】モニターアームが使えない!? ディスプレイの置き方を検証してみた
- 【3月中旬】WoLいらず! 最新ファイルだけ自動でNASにバックアップする仕組みを作ってみた
- 【3月下旬】BunBackupを駆使して、Officeファイルだけをお手軽バックアップ
- 【4月上旬】PDF=MS Office変換を駆使して、快適にファイルをやり取りしたい!
- 【4月中旬】机の上にたまった書類をスマホアプリでPDF化したい
- 【4月中旬】パジャマ姿のまま、会社のビデオ会議に出席してもバレない方法?
- 【4月下旬】Zoomに、ハンズフリー通話に! ピンマイクをiPhoneでフル活用してみた
- 【5月上旬】iPhoneの音声出力をPCに繋いだら、電話もYouTubeも自動で文字起こしできるようになった
- 【5月中旬】ローランド製のミキサーで、ビデオ会議の品質・手軽さをUPさせてみた!
- 【5月下旬】Fire TV StickでPCの画面をテレビに! デスクトップPCをリビングでも使う方法
- 【5月下旬】実は3種類あったLINEのPC用クライアント、使い勝手を比較してみた
- 【6月上旬】祝! 連載100回記念!! 筆者が選ぶ、今からでも読んでほしいお役立ち記事10本
- 【6月中旬】Gmailの使い方を検証! PCのメモリー消費量をセーブするには?
- 【6月下旬】Web会議用の機材で、iPhoneの電話を録音してみたい【完結編】
- 【6月下旬】無料アプリでマイクやスピーカーのミュート操作を高速化してみた!
- 【7月上旬】モニターを買い増したので、マルチディスプレイ環境にしてみた
- 【7月上旬】マルチディスプレイ環境を快適にしたい!! フリーソフトや便利な設定を探してみた
- 【7月下旬】分割キーボードを疑似的に再現!「AutoHotkey」でキー割り当ての見直しも
- 【8月上旬】外出先から自宅のPCをMagic Packetで遠隔起動させたい
- 【8月上旬】指定の時間にPCを自動起動&終了! さらにデータのバックアップを自動化してみた
- 【8月下旬】Wi-Fiルーターの簡易NAS機能は使えるか!? 外出先から作業データにアクセスしたい!
- 【8月下旬】リモートデスクトップ経由で、自宅のHDDレコーダーやタブレットを遠隔操作してみた
- 【9月上旬】文字だけもなんなので、プロフィール画像をAI(Stable Diffusion)に作らせてみた
- 【9月中旬】ついに田んぼが空を飛ぶ? またAI(Disco Diffusion)にプロフィール画像を作ってもらった
- 【9月下旬】スマホからFire TV Stick、PS4まで、家中のデバイスから簡易NASにアクセスしてみた
- 【10月上旬】キャプチャボードを有効活用、iPhoneの動画やカメラ映像をZoomに流してみた
- 【10月中旬】1万3000円でリビングTVがWindows環境に! マウスの激安Winタブを試してみた
- 【10月下旬】マウスの1.3万円Winタブを会議室に置いたら、資料の共有がスマートになった!
- 【11月上旬】無料でも結構スゴい!! 文字起こしAIに録画したWeb会議のテキスト化をさせてみた!
- 【11月中旬】無料会員でもけっこう便利!! firestorageをフル活用して、テレワーク中の共同作業を快適に
- 【11月下旬】iPhoneの電源が入らなくなった!! 端末のデータはどこまで復元できる?
- 【11月下旬】Web会議中のキーボードタイプ音を消したい!! 後付けできる“マイク用”ノイズキャンセリングアダプターを試してみた
- 【12月上旬】カレンダーの同期が遅すぎる!! GoogleカレンダーよりiPhoneのカレンダーの方が優秀だった!
- 【12月中旬】Wake on Lanは不要!? スマートプラグだけで会社のPCをリモート起動させてみた
- 【12月中旬】スケジュール管理やビデオ会議にも!? Amazonセールで手に入れたEcho Show 5をテレワークで使い倒す
- 【12月下旬】SwitchBotを使って、PCのミュートやシャットダウンを声で操作してみた
- (好評連載中)