急遽テレワーク導入!の顛末記
「無料でも使える『Trello』はテレワークで増えた進行管理トラブル対策になる!?」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(33)
専用のツールを使うことで、進行管理の手間やミスは減らせるか?
2020年12月28日 07:25
テレワークが普及する中、社員一人一人の業務内容を見える化するものとして、プロジェクト管理ツールが注目されている。元々は主にソフトウェア開発で利用されていたが、今では様々な現場に広まっており、作業フローの管理に欠かせない存在となりつつあるようだ。
……この記事を書いている時点で、全国で緊急事態宣言が解除されてから214日が過ぎた。
私が勤めている新宿にある中小企業では現在、スタッフが可能な範囲で出社と在宅勤務を使い分けている。進行管理の連絡などは主にメールで済ませているのだが、以前に比べると細かいトラブルが増えているようだ。
【これまでの経緯】
緊急事態宣言が発令された4月、筆者の勤めている会社では何の準備もないまま、在宅勤務を始めることになった。仕事の環境は「デスクトップPC+メール」が普通だったため、データを外付けHDDで持ち運んだり、LINEの個人アカウントを流用したりと大混乱。その後、補助金などでNASやノートPCを導入、徐々にテレワーク環境を整えていく……
12月7日(月): テレワークが始まって数カ月、ここ最近の悩みは……
今日は自宅でテレワーク。朝からメールの確認をしていると、あるクライアントから仕事の依頼があった。どうやら、来月から新たなプロジェクトが始まるらしい。
さっそく、役員にLINEを繋いで概要を説明したところ、社内におけるリーダー役を任されることになった。案件に関わるメンバーは社内が1人、社外が2人。その進行管理が主な仕事になりそうだが、さてどうしたものか。
テレワークが始まって数カ月が経つが、その間に社内では進行管理で細かいトラブルが増えている。電話やメール、LINE、Slack、サイボウズOfficeなどと連絡経路が分散したことが、確認などの抜け漏れにつながった。そもそも予定はサイボウズOfficeで共有しているのだが、全体事項から個別案件まで何でも登録している人も多く、表示欄はパンパン状態。見落としも多く、確認しないと忘れられているタスクも多い。
それでも、オフィスに出社していた頃は、気軽に声掛けをしてリマインドできていた。それが、テレワークになって以降、いわゆる“言った言わない”問題が多発し、放置されたタスクが大事になったこともある。
このご時世にせっかく拾えた仕事の評価を、事前に予想できたトラブルで下げたくない。ここは、何らかの対策を打っておくべきだろう。
12月14日(月): 進行管理のトラブル対策に「Trello」はどうだろう?
プロジェクトの開始に先駆けて、メンバーとZoomミーティングをすることになった。概要をまとめた資料を共有し、作業フローを説明。そして、問題の進行管理だが……
【飛田】「Trello(トレロ)」を使ってみようと思うんだけど、どうかな?
【仕事仲間M】あぁ、何か聞いたことがある。プロジェクト管理ツールだっけ。
【仕事仲間T】いいんじゃないかな。前に使ったことがあるけど、今回は短いタスクを繰り返す案件だからハマると思う。
どうやら、メンバーの反応も良さそうだ。「Trello」は以前の記事で紹介した、アトラシアンが提供するクラウドツール。無料アカウントでも10件までのプロジェクト(ボード)を管理できるので、インタビュー後は個人的なタスク管理に使っていた。
とはいえ、本来は「Trello」は多人数のプロジェクトを管理してこそ、本領を発揮できるツール。そこで以前取材したつてで事前にアトラシアンさんに連絡をして相談してみたのだが、アトラシアンさんによれば、今回のような少人数の進行管理でもしっかりと役立ってくれるとのこと。実際にどれだけ便利に使えるか、今から楽しみだ。
「Trello」ってどんなツール? 何が便利なの??
「Trello」は「カンバンボード」と呼ばれるフレームワークを利用し、付箋を貼るようにタスクを管理するツール。タスクは「カード」単位で管理され、ドラッグ操作で「リスト」と呼ばれるグループ間を移動できる。
「Trello」でタスクを管理する際は、一般にプロジェクト単位で「ボード」を作成。さらに、各ボードで作業工程ごとに「リスト」を作成する。例えば、「テレワーク日記」というプロジェクトであれば、「企画提案中」「作業中」「納品済み」「公開済み」……といったところだろうか。
その上で、「テレワーク日記 第33回」というように、タスクごとに1枚のカードを作成。カードには「タイトル」と「説明」を書くことができるので、それぞれ提出した企画書から「企画名」と「企画内容」をコピペして、「企画提案中」リストに置いておく。
その後に、企画が編集部に採用されたら、カードを「作業中」リストに移動。記事を納品したら「納品済み」リストに移動……というように、各タスクの進捗をカードの配置で管理するわけだ。
なお、カードに「メンバー」を追加しておけば、そのカードを登録した時、リスト間を移動した時などに、全メンバーに自動で通知が届く。カード内ではメンバーとコメントのやり取りができ、ファイルを添付で共有することも可能(※)だ。
※無料アカウントでは1ファイル10MBまで
さらに、「Google Chrome」と連携させることで、「Trello」では様々なプラグインが利用できる。人気のツールだけあって、レイアウト変更から自動化、Google連携まで、ネット上ではさまざまなプラグインが公開されていた。
これらの機能が、「Trello」では無料アカウントで全部使える(笑)。本当にいいんですか、アトラシアンさん?
12月15日(火): プロジェクト専用のボードが完成!(使用時間10分)
いよいよ明日からプロジェクトがスタート。それに先駆けて、「Trello」に専用のボードを作成した。
まずは、「基本情報」リストを作成。ここを資料置き場として、プロジェクトの概要、Trelloの入力ルールなどを、それぞれカードに記載しておく。
あとは、作業フローごとにリストを作成。これは、ひとまず「企画提案中」「作業中」「納品済み」「公開済み」とした。今回は仕事仲間のTさん、Mさんに、企画案をカード入力して納品してもらうので、「企画提案中」リストにサンプルを作成して置いておく。
この2人と同僚のAさんには、既にTrelloのアカウントを作ってもらっているので、そのメールアドレスをボードに招待すれば準備は完了だ。
ここまでの作業時間は10分程度、ひとまずイメージ通りの準備は整った。あとは、実際に運用してみて、問題があれば改善していきたい。
「急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記」記事一覧
- 【緊急事態宣言前日】 「えっ?今日から在宅勤務?」
- 【緊急事態宣言突入】初のオンライン会議で久々のシャツ姿!ところが……
- 【GW直前】初のビデオ会議!「もう、LINEでいいんじゃない?」
- 【GW明け】「そうだ!会議を録画しよう!」
- 【5月中旬】ついにZoom有料プランを導入!
- 【5月下旬(1)】先輩企業に聞いてみた「普通にやったら、効率は落ちます」
- 【5月下旬(2)】「データ移行に1日がかり…は、もう嫌だ」
- 【5月末】助成金、ついに決定! 盲点だった価格変動・在庫切れ……
- 【6月上旬】セットアップをどうしよう?
- 【6月中旬】VPNルーターを補助金で設置! IP電話用とWi-Fi用のルーターも設定を変えないと……
- 【6月下旬】うちの会社にNASがきた! VPNで自宅からも利用
- 【7月上旬】今どきのノートPCで思いっきりZoom、男の夢も…
- 【7月中旬】「紙の書類のために出社」はなんと無し?うちの経理って、実は先進的…
- 【7月下旬】「ビデオ会議で自分だけ顔が暗い……」外付けカメラもiphoneも…
- 【8月上旬】ノートPCでは在宅勤務がツラい!「画面の増やし方」を考えてみた
- 【8月中旬】「会社支給PCをテレワーク用に仕上げてみよう」UACとパスワード保護共有
- 4月にはじめたテレワーク、5ヶ月の進化を振り返る……
- 【8月下旬】ビデオ会議の音と画質、超お手軽にUPさせたい!
- 【9月中旬】「展示会に見た、これがテレワークの最前線!」
- 【9月下旬】VPNでトラブル、NASからファイルが消えた!?」自宅から会社のNASに……
- 【10月上旬】Zoomでプロジェクターを使ったプレゼンは可能か?
- 【10月中旬】テレワークの「音」と「映像」変遷記、「あえてクルマの中でビデオ会議」やAirPods Proなど
- 【10月下旬】リモートデスクトップを使いたい!……会社の反応は?
- 【11月上旬】会社のパソコンの電源を遠隔操作でONにしたい!
- 【11月上旬】会社置きのタブレットで会議にZoom参加したい!
- 【11月中旬】同僚と会社にいるのと同じ感覚でおしゃべりしたい!
- 【11月下旬】自宅に1台だけネット通信できない端末が……、原因は?
- 【12月上旬】Zoom仕様に会議室の環境を最適化したい!
- 【12月中旬】会議室をビデオ会議用に改造……、を自前でやってみた
- 【12月下旬】Zoomに『接続が不安定です』と言われた、どうすればいい?
- 【12月下旬】無料でも使える『Trello』はテレワークで増えた進行管理トラブル対策になる!?
- 【1月中旬】カードを動かすだけで関係者への連絡が自動化!! 『Trello』を1週間使ってみた
- 【1月中旬】手段が目的になる!? ITツールを導入する意味を聞いた
- 【1月下旬】リモートでの社内情報共有に『Confluence』を使ってみた
- 【1月下旬】今からでもできる『出勤7割削減』に役立つ5つのツール
- 【2月上旬】テレワーク中の電気代、在宅勤務手当はいくら非課税になる?
- 【2月上旬】原稿の校正をAIに任せたい! しかも無料で
- 【2月中旬】テレワーク不健康を解消!3000円で始めるスタンディングデスク
- 【2月下旬】テレワークの最前線をオンライン展示会に見た!!
- 【3月上旬】月額5000円からのバーチャルオフィスを無料で使ってみた
- 【3月上旬】3D空間のバーチャルオフィスに無料トライアルで出社してみた!
- 【3月中旬】Zoomで採用面接は当たり前? でも新たな課題が
- 【3月下旬】Zoomの面倒なスケジュール調整や登録をeeasyで自動化してみた
- 【3月下旬】テレワークにおける社員の安否確認方法を見直してみた!
- 【4月上旬】クラウドに散ったタスクを一つのカレンダーで管理したい!
- 【4月中旬】リモートで会社にあるPCの電源を入れる方法を再考してみた
- 【4月中旬】Gmailがパンク!? バックアップしてThunderbirdで見られるようにしてみた
- 【4月下旬】既読/未読も状態そのまま!メール環境をUSBメモリーで持ち歩いてみた
- 【5月上旬】自宅と会社のメール環境をVPN経由で同期させてみた
- 【5月中旬】無料のRPAツール、Power Automate Desktopで経理作業を自動化したい
- 【5月下旬】遠隔操作のストレス改善! Windowsとアプリを高速化してみた
- 【5月下旬】Thunderbirdをテレワーク用にカスタマイズ!
- 【6月上旬】Power Automate Desktopで精算時の運賃計算を自動化!
- 【6月中旬】アレクサをテレワーク用にカスタマイズしてみた!
- 【6月下旬】ビーズクッションのYogibo Maxで思いっきりズボラにテレワークしてみた
- 【6月下旬】ビデオ会議の声を無料で自動文字起こししてみた!
- 【7月上旬】Bluetoothより優秀! Spotifyで音楽を止めずに仕事してみた
- 【7月中旬】ホストでなくてもZoomで勝手に画面共有できるようにしてみた
- 【7月中旬】USBメモリーをもっと使いやすく安全に!! フリーソフトを試してみた
- 【7月下旬】スマホに時報させて、ビジネスの時間感覚を取り戻してみた
- 【8月上旬】自宅にいるときだけiPhoneから好みの音声の時報を鳴らす方法
- 【8月中旬】タダから始めるToDoリスト! カレンダーとの連携も
- 【8月下旬】通知からZoom連携まで、Googleカレンダーをカスタムしたら便利過ぎた
- 【8月下旬】iPhoneやPCに分散したアドレス帳を、Googleの連絡先にひとまとめにしたい
- 【9月上旬】カレンダーやToDoの通知を、PCでも受け取れるように強化してみた
- 【9月中旬】NFCタグを使って朝のルーティン作業をまとめて自動化してみた
- 【9月下旬】Aladdin Connectorが届いたので、popIn Aladdinでテレワークしてみた
- 【9月下旬】iPhoneの画面をPCにミラーリング! これ、テレワークに使えそう
- 【10月上旬】声やアラームをトリガーにして、PCをWake On LANで自動起動させてみた
- 【10月中旬】アレクサと連携してPCを声でスリープさせてみた
- 【10月中旬】リモートで同僚とのやり取りがしにくい!! を“見える化”で解消してみた
- 【10月下旬】リモートで会社にあるPCの電源を入れたい問題、ついに完全決着なるか!?【vPro特別編 その1】
- 【10月下旬】もしも中小企業がvProを導入したら……、経理業務をリモート化してみた!【vPro特別編 その2】
- 【11月上旬】プリンターがないと書類の署名が大変! フリーの画像ソフトで解決してみた
- 【11月上旬】Windows 11のアップデートでトラブル! 2つのOSがデュアルブートするようになってしまった
- 【11月中旬】リモートで会社のPCを操作したい!! 最強のリモートデスクトップ環境への道(総集編)
- 【11月下旬】ノートPCを持ち歩くのが重いので、iPhoneだけで仕事してみた
- 【11月下旬】iPhoneだけでどこまで仕事できる? 画像編集、圧縮、PDF加工をやってみた
- 【12月上旬】USBマイクでヘッドセットから解放された! iPhoneでの利用もOK
- 【12月中旬】iPhoneをハンズフリーで高音質に使いたい!! USBマイクやピンマイクは通話に使えるのか?
- 【12月中旬】iPhoneでのZoomに落とし穴! USBマイクやAirPodsの挙動を徹底検証してみた
- 【12月下旬】スマホ連携も! ホットクックで時短かつヘルシーなランチを満喫
- 【1月中旬】2021年テレワークで活躍した仕事環境UPのグッズ3選、会社にも持ってきた
- 【1月下旬】popIn AladdinはPCのマルチディスプレイとして使用できるか?
- 【1月下旬】自宅のWi-Fiがパンクしたので、TP-Linkの最新ルーターを買ってみた!
- 【2月上旬】家に転がっていたAndroidタブレットをテレワーク用にカスタムしてみた!
- 【2月中旬】ごろ寝でズボラにテレワークしたい!! 古いタブレットを再活用してみた
- 【2月下旬】請求書のオンライン受け取りに特化した『sweeep』を試してみた!
- 【2月下旬】商品在庫と発送を、クラウドサービスで管理したい
- 【3月上旬】モニターアームが使えない!? ディスプレイの置き方を検証してみた
- 【3月中旬】WoLいらず! 最新ファイルだけ自動でNASにバックアップする仕組みを作ってみた
- 【3月下旬】BunBackupを駆使して、Officeファイルだけをお手軽バックアップ
- 【4月上旬】PDF=MS Office変換を駆使して、快適にファイルをやり取りしたい!
- 【4月中旬】机の上にたまった書類をスマホアプリでPDF化したい
- 【4月中旬】パジャマ姿のまま、会社のビデオ会議に出席してもバレない方法?
- 【4月下旬】Zoomに、ハンズフリー通話に! ピンマイクをiPhoneでフル活用してみた
- 【5月上旬】iPhoneの音声出力をPCに繋いだら、電話もYouTubeも自動で文字起こしできるようになった
- 【5月中旬】ローランド製のミキサーで、ビデオ会議の品質・手軽さをUPさせてみた!
- 【5月下旬】Fire TV StickでPCの画面をテレビに! デスクトップPCをリビングでも使う方法
- 【5月下旬】実は3種類あったLINEのPC用クライアント、使い勝手を比較してみた
- 【6月上旬】祝! 連載100回記念!! 筆者が選ぶ、今からでも読んでほしいお役立ち記事10本
- 【6月中旬】Gmailの使い方を検証! PCのメモリー消費量をセーブするには?
- 【6月下旬】Web会議用の機材で、iPhoneの電話を録音してみたい【完結編】
- 【6月下旬】無料アプリでマイクやスピーカーのミュート操作を高速化してみた!
- 【7月上旬】モニターを買い増したので、マルチディスプレイ環境にしてみた
- 【7月上旬】マルチディスプレイ環境を快適にしたい!! フリーソフトや便利な設定を探してみた
- 【7月下旬】分割キーボードを疑似的に再現!「AutoHotkey」でキー割り当ての見直しも
- 【8月上旬】外出先から自宅のPCをMagic Packetで遠隔起動させたい
- 【8月上旬】指定の時間にPCを自動起動&終了! さらにデータのバックアップを自動化してみた
- 【8月下旬】Wi-Fiルーターの簡易NAS機能は使えるか!? 外出先から作業データにアクセスしたい!
- 【8月下旬】リモートデスクトップ経由で、自宅のHDDレコーダーやタブレットを遠隔操作してみた
- 【9月上旬】文字だけもなんなので、プロフィール画像をAI(Stable Diffusion)に作らせてみた
- 【9月中旬】ついに田んぼが空を飛ぶ? またAI(Disco Diffusion)にプロフィール画像を作ってもらった
- 【9月下旬】スマホからFire TV Stick、PS4まで、家中のデバイスから簡易NASにアクセスしてみた
- 【10月上旬】キャプチャボードを有効活用、iPhoneの動画やカメラ映像をZoomに流してみた
- 【10月中旬】1万3000円でリビングTVがWindows環境に! マウスの激安Winタブを試してみた
- 【10月下旬】マウスの1.3万円Winタブを会議室に置いたら、資料の共有がスマートになった!
- 【11月上旬】無料でも結構スゴい!! 文字起こしAIに録画したWeb会議のテキスト化をさせてみた!
- 【11月中旬】無料会員でもけっこう便利!! firestorageをフル活用して、テレワーク中の共同作業を快適に
- 【11月下旬】iPhoneの電源が入らなくなった!! 端末のデータはどこまで復元できる?
- 【11月下旬】Web会議中のキーボードタイプ音を消したい!! 後付けできる“マイク用”ノイズキャンセリングアダプターを試してみた
- 【12月上旬】カレンダーの同期が遅すぎる!! GoogleカレンダーよりiPhoneのカレンダーの方が優秀だった!
- 【12月中旬】Wake on Lanは不要!? スマートプラグだけで会社のPCをリモート起動させてみた
- 【12月中旬】スケジュール管理やビデオ会議にも!? Amazonセールで手に入れたEcho Show 5をテレワークで使い倒す
- 【12月下旬】SwitchBotを使って、PCのミュートやシャットダウンを声で操作してみた
- (好評連載中)
(協力:アトラシアン株式会社)