「スマホに時報させて、ビジネスの時間感覚を取り戻してみた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(62)

鳩時計とポモドーロ・タイマーを駆使することで、スケジューリング能力がアップ

　自宅で仕事をしていると、同僚との会話や電話対応がないので、ついつい作業に没頭してしまう。気が付いたら時間が過ぎていて、1日のタスクにおける時間の配分を見直すことも少なくない。

　……この記事を書いている時点で、東京で4度目の緊急事態宣言が発令されてから11日が過ぎた。

　私が勤めている新宿にある中小企業では現在、各スタッフが可能な範囲でリモートによる業務を行っている。その中で、今回は自宅で効率的に作業を行うために必要となる“時間感覚”を、スマホなどを使ってアシストしてみた。

【今回のハイライト】

アレクサに時報を言わせてみる

平日の日中に鳩時計をセット

ポモドーロ・テクニックも活用する

7月19日（月）： アレクサに「12時です」と時報させてみた

　今日は朝からネットに潜って、新規案件についての情報をリサーチすることに。気が付いたら正午近くになっていたので、慌てて午前中のタスクを処理するハメになった。

　テレワークを始めてから、こういう時間管理のミスが増えた気がする。そこで、ふと思いついてスマホの「Amazon Alexa」アプリを起動。「12時です」というように、アレクサに1時間ごとに声で通知させる定型アクションをセットしてみた。

アクションに「Alexaのおしゃべり」を指定。実行条件で時刻と曜日を設定する

　ちなみに、アレクサに時報をさせるためには、「10時です」「11時です」「12時です」……というように、1時間ごとに定型アクションを複数セットする必要がある。専用のスキルがあれば良いのだが、“「何時？」と聞くと声で教えてくれる”スキルはあっても、自発的に時間を教えてくれるスキルが見当たらなかった。とはいえ、一度セットすれば、後は毎日自動で時報してくれるので、空いた時間にまとめて登録作業をしておきたい。

7月20日（火）： スマホを鳩時計代わりに使ってみる

　昨日に引き続き、今日も自宅でデスクワーク。気分転換に作業する部屋を変えようとしたのだが、そこにはAmazon Echoを置いていなかった。

　「何か代わりになるものは？」と探しているうちに、「Cuckoo」というスマホアプリにたどり着いた。これはいわゆる鳩時計アプリで、1時間おきに「カッコー」（×時間）と声で教えてくれる。アプリを起動していなくても、指定の時間になると通知してくれるのが嬉しいポイントだ。

設定画面で「時報・アラーム」をオンに。さらに「時報・アラーム設定」をタップ

一度「毎時オフ」「毎30分オフ」をタップし、設定をクリアにしてから、時報を鳴らす時刻をオンにする

　声で知らせるタイミングは、設定画面から30分おきに指定できるので、夜寝ているときに起こされる心配はない。ただ、「Cuckoo」には曜日を指定する機能がなかった。アレクサの定型アクションでは曜日が指定できるので、“何を優先するか？”でどちらの通知を利用するか選ぶのも良いだろう。

7月21日（水）： アレクサをポモドーロ・テクニックのタイマーにしてみた

　先日、アレクサのスキルを探していた時に、気になるものを見つけた。それが、「集中モード」というスキル。「20分後」→「その5分後」→「その20分後」というように、3つのリマインダーを自動で登録してくれるらしい。

アレクサのスキル「集中モード」

　20分作業して、5分休憩するというローテーションは、恐らくポモドーロ・テクニックの利用を想定したものだろう。この時間管理術は起業家のフランチェスコ・シリロ氏が考案したもので、集中力を高めるとともにスケジューリング能力を向上させ、“タスクの達成”という成功体験を繰り返すことによるモチベーションアップが期待できるといわれている。

　さっそくスキルを有効にして、「アレクサ、集中モード」と呼びかけると、アレクサが自動でリマインダーを登録。しばらく時間が経つと、

　「1セット目の作業時間が終了。5分の休憩開始」

　「1セット目の休憩時間が終了。2セット目の20分の作業を開始」

　というように、アレクサが声で知らせてくれた。1度の声掛けで2セット分のリマインダーを登録してくれるようで、これなら気軽にポモドーロ・テクニックを日常生活に取り入れられそうだ。

7月22日（木）： やっぱり、ポモドーロは使い慣れたツールでないと……

　昨日はアレクサのスキルを駆使してポモドーロ・テクニックを実践してみたが、トマト（ポモドーロ）型のキッチンタイマーと違い、時間の経過を目で確認できないのが少し不便だった。

　筆者がポモドーロ・テクニックを実践する時には、「Focus To-Do」というスマホアプリを愛用している。「集中モード」と同じように“20分後→5分後”というローテーションで通知してくれるのだが、それに加えてこのアプリはToDoリストとしての利用が可能。登録したタスクごとに「処理に使ったポモドーロ数（＝時間）」がアイコン表示されるので、後で無駄に時間を使ったタスクがないかを確認できるのが魅力だ。

25分・5分おきのタイマーをワンタップでセットできる

ToDoリスト上には作業に要したポモドーロ数をアイコンで表示

　1日のタスクにバランスよく時間を配分し、作業にメリハリをつけてモチベーションを高める。そのためには、「今何時か？」「作業開始から何分経ったか？」を常に意識しておくのが重要だ。今回いろいろな機能を試してみたが、スマホやアレクサはその良い助けになってくれるだろう。