「リモートでの社内情報共有に『Confluence』を使ってみた」――急遽テレワークを導入した中小企業の顛末記(36)

ワード感覚で容易にページ作成

ワード的な画面でドキュメントを編集、管理。テンプレートも豊富に用意されている

　Confluenceはドキュメントをページ単位で管理し、それをスペースという単位でまとめたもの。各ページはWordライクな画面で編集できる。さらに、ワードファイルをインポートすることもできるのだが、マニュアルはシンプルテキストで作られていたので、今回はコピペでページ上に配置することにした。これだけでも行間や文字サイズがキレイに調整されるので、かなり見やすい。

プレーンテキストをコピペすると、見やすい文字サイズや行間で配置された

さっそく、経理のAさん、同僚のBさんをConfluenceに招待する

　あとは、経理部のAさん、同僚のBさんがドキュメントを見られるように、メールアドレスを入力して招待すれば準備は完了だ。そのまま基本的な操作を2人に教えて、後は2人に任せることに。しばらくは引き継ぎが上手くいくように、Confluenceの様子を見守ることにする。

ブラウザーで見ながらその場で修正

マニュアルの一部分について、コメントで問い合わせがあった

　今日も朝イチでブラウザーを開き、サイボウズOfficeでタイムカードを打刻。ブラウザーでそのままConfluenceの画面タブを開くと、さっそく同僚のBさんからコメントが届いていた。

Confluenceではページ上の一部分をドラッグ操作で選択し、「コメント」をクリックすると……

選択した箇所についての問い合わせなどを、メンバーにコメントできる

　Confluenceではページの一部分を選択すると、その部分についての意見をメンバーにコメントできる。これによって、口頭では難しい説明も、スムーズにやり取りできるというわけだ。

表組みも簡単に作れる

　Bさんからのリクエストは「チェックリスト部分を表組にしてほしい」というものだったので、さっそく対応することに。といっても、操作自体は簡単で、ページ上で「/」を入力したら、表示された挿入候補から「表」を選択。画面上に表が作成されたら、データをそこにコピペで移せばいい。ページ上部のメニュー一覧から、表のアイコンをクリックして挿入することも可能だ。

「/」を入力して表示された候補から「表」を選択

無事に表組を作成できた！　Bさんに確認してみたが、これで問題ないとのこと

　問題が解決したので、コメントボックスで「解決する」をクリック。これで画面上からコメントが消えて、ページの更新は完了というわけだ。

コメント欄で「解決する」をクリックして、問題が解決したコメントを非表示に

「解決する」をクリックするとウィンドウがポップして、問題が解決するまでの一通りのコメントが、メンバー全員と共有される

ページが更新された時にも、メンバー全員に通知が送られる

メンションで同僚に直接連絡する

　そのメッセージで相談されたのが、「飛田さんにいちいちコメントを確認させるのも悪いので、同僚のBさんと直接連絡する方法を教えてほしい」ということ。

【飛田】：そんな時には、コメントの最初に「@」を入れれば大丈夫。

【Aさん】：ちょっと待ってね…… なんか飛田さんの名前とかが出てきたけど。

【飛田】：そこで、Bさんをクリックして選べば、Bさんだけにコメントが送れるよ。

【Aさん】：本当に!?　さっそく試してみる。

コメントの最初に「@」を入力すると、メンバーが一覧表示される

ここでメンバーを選ぶと、その人だけにコメントが送れる

「@」付きでコメントを送ると、その旨が相手にメールでリマインドされる

　その後、しばらく時間が経ってから、Aさんに話を聞いてみたが、どうやら無事にコメントのやり取りで問題が解決できたようだ。以前は互いにマニュアルを見ながらSlackしていても伝わらなかったことが、Confluenceではスムーズにやり取りできているらしい。マニュアルさえ用意しておけば、かなり濃いコミュニケーションができるので、プロジェクトの立ち上げや、新入社員の教育にも使えそうだ。

変更すればリアルタイムでメンバーに共有される

　Confluenceはクラウドでドキュメントを管理するため、ワードの校正機能と違って、ファイルのバージョン管理を気にする必要がない。変更履歴は自動的に記録され、過去のバージョンの確認や比較、指定のバージョンに戻すことも簡単にできる。

　さらに修正やコメントはリアルタイムで反映され、その内容がすぐにメンバー全員と共有される。このレスポンスの良さが、使ってみると実に快適だった。この変更の時の通知が、メンバー全員へと丁寧に行われるのが、一般的なクラウド型のオフィスアプリとの違いだろう。自然とコミュニケーションが活性化するし、使い方も簡単なので、一度スペースを作っておけば自然と社内に広まっていきそうだ。

　そして、Trelloに引き続き、これらの機能がConfluenceでも無料で使えてしまう。いや本当に、本当に大丈夫なんですか、アトラシアンさん??

　今回の緊急事態宣言で、再び社員全員が別々の場所で仕事をすることになった。ますます社長や同僚とコミュニケーションが取りづらくなるが、Zoomやチャット、TrelloやConfluenceなど、今まで準備してきたものすべてを活かして、これから起こるであろう問題を乗り切っていきたい。

（協力：アトラシアン株式会社）